ENVOYEZ VOS PAIEMENTS À : 925-400 de l'inspecteur, MTL, H3C 4A8
Pour vous inscrire
L'inscription aux activités est obligatoire. Vous êtes inscrits lorsque vous complétez le formulaire Inscription en ligne ou que vous laissez un message sur la boîte vocale. (Montréal : 450-433-7508; Québec : 418-440-3885) Attention ! Si vous vous inscrivez 3 jours ou moins avant la date de l’activité votre inscription via le web n’est pas garantie, s.v.p. vous inscrire par téléphone.
Les places ne sont pas limitées pour les excursions d'une journée. Par contre, pour les activités avec hébergement vérifiez d'abord s'il y a des places de disponible dans Registre. S'il n'y a pas de place, n'hésitez pas à vous inscrire sur la liste d'attente sans obligation de votre part. Il y a beaucoup d'annulation. Nous communiquerons avec vous dès qu'une place va se libérer. Si vous acceptez de remplacer quelqu'un vous ne pouvez pas annuler par la suite.
Prenez note que, sauf avis contraire, les femmes ne sont pas admises pour les activités avec hébergement. Il est également interdit d'amener votre animal de compagnie.
Il est important que vous nous informiez de votre besoin ou de votre offre de covoiturage.
Un responsable vous contactera quelques jours avant l’activité, par courriel ou par téléphone, pour vous donner les consignes particulières.
Consultez «Registre » sur notre site Internet pour vérifier votre inscription. Il faut un délai d'environ cinq jours avant que votre inscription figure sur le site.
Annulation en cas de mauvais temps
Les excursions d'une journée peuvent être annulées en cas de mauvais temps. Le responsable vous avisera via courriel, si vous êtes inscrits sur le registre, la veille de l'activité et avant 19 h. L'annulation sera également indiquée sur la page d'accueil du site web. Si vous n'avez pas accès à un ordinateur appelez-nous pour vérifier.
Il est de votre responsabilité de louer ou d’apporter les équipements requis s’il n’y a pas de service de location d’équipements sur place.
Pour les activités aux USA le passeport canadien est obligatoire. Si vous n’êtes pas en possession d'un passeport canadien, vous devez obtenir un document de transport (I-94) au préalable pour traverser la frontière.
help.cbp.gov/app/answers/detail/a_id/880
help.cbp.gov/app/answers/detail/a_id/1026
Ce document au coût de 6$US permet pour une période limitée habituellement de 3 mois de pouvoir aller aux USA sans problème. Informez-vous auprès de votre ambassade.
Si vous n’êtes pas membres du club vous paierez 5$ de plus que les membres sauf pour les activités « Portes ouvertes ». Pour devenir membre le coût est de 15$ valide jusqu’au 31 mars (28$ pour 2 ans). Si cela survient entre septembre et mars tu deviens membre jusqu'au 31 mars de la 2ème année siuvante. Pour les 25 ans et moins, vous ajoutez 1$ au coût indiqué pour les membres et vous le devenez automatiquement. Consultez Devenir membre pour plus d'information.
Règles particulières lors des lancements d'inscription
À quelques occasions dans l'année nous précédons au lancement des inscriptions pour plusieurs activités avec hébergement en même temps.
Dans un but d'équité, lors de ces journées vous ne pouvez vous inscrire qu'à 2 activités avec hébergement (identifiées d'un astérisque sur le calendrier) par tranche de 5 minutes (incluant la personne avec lequel vous êtes jumelées en hébergement pour ces activités). Si les inscription débutent à 7h, vous pouvez, par exemple, soumettre un formulaire à 7h 3 minutes puis un autre à 7h 5 minutes. Vous avez respectez le délai de soumettre un formulaire à chaque tranche de 5 minutes.
Vous pouvez connaître l'heure exacte de soumission du formulaire en demandant l'heure au serveur sur le formulaire d'inscription en bas.
Aucun formulaire n'est accepté avant l'heure fixé pour le début des inscriptions. L'organisateur (et la personne avec qui il est jumelé pour l'hébergement) est la seule personne qui n'a pas à s'incrire pour l'activité qu'il organise. Les inscription téléphoniques sont suspendues ces journées-là. Tout formulaire soumis qui ne respecte pas le règlement (ne pas respecter le délai, inscrire plus de 2 activités) sera automatiquement refusé.
Attention! Les membres en règle ont une priorité d'inscription d'une semaine lors du lancement des inscriptions pour des activités avec hébergement. Si vous n'êtes pas membre, vous devrez attendre. Si vous devenez membre entre temps vous pourrez être considérés inscrits à partir du moment où nous aurons reçu le paiement de votre membership.
Covoiturage
Un montant pour le covoiturage est proposé. Ce montant est payable directement au conducteur le jour de l’activité. Il est suggéré d’apporter le montant exact. Le coût indiqué pour le covoiturage est pour une personne.
Vous n'avez pas à chercher du covoiturage pour une activité d'une journée. Le responsable de l'activité va s'assurer qu'il y a suffisamment de voiture au lieu du rendez-vous. Dans le cas où il manquerait de voiture ce sont les dernières personnes inscrites qui pourraient ne plus pouvoir participer à l'activité.
Lors des activités avec hébergement le covoiturage est calculé en fonction de 2 passagers incluant le conducteur. S’il y a plus de 2 passagers, le coût sera modifié à la baisse en fonction du nombre de passagers.
Cliquez ici pour plus d'information sur le mode de calcul du covoiturage.
Il est de plus suggérer de verser un montant supplémentaire de 10$ au conducteur s’il doit faire un détour pour aller vous chercher et vous reconduire lors d’une activité. Le montant peut varier selon l’entente prise avec votre conducteur.
Pour les activités avec hébergement, il est de votre responsabilité de contacter les personnes inscrites qui offrent de faire du covoiturage (consultez le registre)et le bottin pour les coordonnées des membres. Si vous ne figurez pas sur le bottin demandé l'information au responsable de l'activité.
Paiements des activités
1.Excursion journalière
Le paiement de l’activité se fait le jour même. En cas d’annulation de l’activité, un responsable vous contactera en plus d’un message sur le site Internet. Si vous annuler, svp nous aviser.
2.Hébergement en camping
Un dépôt est exigé pour réserver votre place. Sauf avis contraire, le tarif est calculé pour une personne sur une base de 2 tentes et 4 personnes. Un rajustement à la hausse ou à la baisse sera effectué sur place. Si vous choisissez d'être seul dans votre tente vous devrez payer un extra. Idem si vous êtes seul dans votre auto et que le site ne permet pas d'ajouter un véhicule supplémentaire sans frais.
3.Autre type d'hébergement
Ces activités nécessitent un dépôt ou un paiement à l’avance. Les inscriptions débutent à date fixe (voir au début du calendrier) et doivent être faites obligatoirement via la rubrique Inscription de notre site Web ou par téléphone.
Attention! N'envoyez pas d'argent si vous vous inscrivez sur une liste d'attente.
Si vous êtes déjà jumelés avec quelqu'un ou en couple svp soumettre un seul formulaire pour vous deux. Votre inscription sera confirmée par le paiement du montant exigé au plus tard 15 jours après la date de votre inscription (sans dépasser 10 jours avant la date de l'activité) par chèque ou mandat poste à l’ordre de Hors Sentiers à l’adresse suivante : 10229 Chambord, Montréal, (Québec), H2C 2R3. Vous pouvez aussi faire un virement dans notre compte si vous avez un compte avec les caisses Desjardins. Demandez notre numéro de compte si vous voulez procéder ainsi. Dans certains cas nous acceptons les chèques post-datés. Si nous n’avons pas reçu votre paiement dans le délai fixé l’inscription sera annulée.
Jumelage et mode d’attribution des places en chalet et camping
Dans le but d'être équitable envers tous les participants voici les règles que le responsable doit suivre :
Dans un premier temps, s’il y a plusieurs chalets, le responsable de l’activité va vous demander si vous avez des préférences de personnes avec qui vous aimeriez vous retrouver pour le week-end.
L’objectif étant de mettre ensemble, autant que possible, les gens qui ont des affinités.
Le responsable n’est pas lié par vos choix mais cela lui permet de mieux planifier le regroupement des gens.
Par chalet, il va ensuite attribuer les lits doubles et les lits simples, s’il y en a 2 et plus dans la chambre; d’abord à ceux qui se sont jumelés à l’avance, le tout selon l’ordre d’inscription au registre pour les personnes dans ce chalet. S’il n’y a qu’un lit simple dans la chambre, la première personne inscrite en lit simple a priorité et n’a donc pas à se jumeler. Les personnes non jumelées sont ensuite considérées, d'où l’importance de vous jumeler à l’avance même en lits simples. Si vous êtes finalement jumelés dans un lit double par le responsable, faute de lit simple, mais que vous n'êtes pas à l'aise de dormir avec quelqu'un, vous pouvez apporter votre sac de couchage et, à la limite, un matelas de sol.
Il est de votre responsabilité de vous jumeler et il est important de nous mentionner le nom de cette personne le plus tôt possible.
Les sites de camping et les places en refuge sont attribués par groupe selon l'ordre d'inscription.
L'attribution se fait généralement dans les 2 semaines qui précèdent l'événement. L'organisateur va vous contacter pour finaliser le tout.
Lorsqu’il y a plusieurs chalets, le choix du chalet se fait selon l’ordre d’inscription au registre et le premier choix va automatiquement au responsable de l’activité, toujours inscrit en premier.
Le choix de la chambre comme tel se fait sur place selon l’ordre d’inscription pour votre chalet. L’organisateur peut répartir à l’avance les participants dans les chambres, dans le cas où ces derniers arrivent après l’heure d’arrivée prévue et jugée tardive; le tout pour permettre aux personnes arrivées de s’installer dans leur chambre à une heure raisonnable.
Divan-lits :
Généralement les divan-lits, lorsqu’existant, ne sont pas identifiés comme une place en chalet. Cependant, une personne peut choisir d’occuper le divan-lit pour éviter de dormir dans un lit double ou avec un ronfleur par exemple, mais le choix se fait selon l’ordre d’inscription dans votre chalet.
Il arrive parfois qu’un divan-lit est considéré comme une place, habituellement s’il est situé ailleurs que dans une pièce occupée par tous comme le salon. Cette place sera indiquée à l’avance au calendrier et un rabais d’environ 30% du tarif habituel sera accordé à celui qui le choisi ou qui est le dernier en lice.
Possibilité d’obtenir un lit double seul:
15 jours après le début des inscriptions d’une activité en chalet, il est maintenant permis de demander d’occuper seul un lit double en payant le double du tarif. L’option sera ajoutée au formulaire d’inscription sauf lorsque le responsable de l’activité ne veut pas offrir cette option. Cette personne obtient aussi le privilège de choisir sa chambre et son chalet, s’il y a lieu, immédiatement après le choix du responsable. Après tout il a payé le double !!!!!
Le club peut, lorsqu’il devient évident qu’une place ne sera pas occupée, offrir aux personnes déjà inscrites, d’occuper une place non attribuée à 50% de rabais.
Par exemple, avec un tarif régulier de 100$, une personne pourrait ne pas avoir à partager son lit en prenant la place non attribuée en payant 50$ de plus. L’offre se fait selon l’ordre d’inscription au moment jugé opportun par le club.
Consignes à respecter en hébergement
Afin d’assurer le respect et le bien-être des participants et de remettre les lieux dans le même état que lors de sa prise de possession voici les consignes à respecter :
1. Tu attends que le responsable de l’activité t’assigne ta chambre (ton site, en camping) avant de t’y installer ;
2. Afin de maximiser l’espace disponible dans le et les réfrigérateur(s) et le garde-manger, tu apportes seulement ce qui est nécessaire pour la durée du séjour;
3. Tu t’assures de garder les espaces du chalet propres en ramassant ce que tu utilises, en nettoyant la vaisselle utilisée au fur et à mesure ou, selon le cas, en mettant ta vaisselle salle dans le lave-vaisselle et tu recycles lorsque les installations le permettent;
4. Afin que tous puissent prendre une douche chaude, tu minimises l’utilisation de l’eau chaude en utilisant la douche pour une durée raisonnable;
5. Tu n’hésites pas à faire ta part dans les corvées tout au cours du week-end et le jour du départ (passer l’aspirateur ou le balai, vider le lave-vaisselle, le réfrigérateur et les poubelles, etc,);
6. Tu n’amènes aucun invité au chalet, sauf pour la période de l’apéritif. Exceptionnellement, et avec l’approbation de tous les participants au chalet, il pourrait rester à souper, mais jamais pour coucher;
7. Tu respectes les participants au coucher comme au lever en abaissant la voix entre 23h et 7h et tu respectes les couvre-feux lorsque cela s’applique ;
8. Il est interdit de fumer dans tous les lieux d’hébergement.
Politique de remboursement
Aucun remboursement en cas d’annulation de votre part, sauf si vous avez été remplacés ou dans le cas où nous n'avons pas à payer pour la place que vous abandonnez. Les personnes qui s'inscrivent après que vous ayez annulé occupent d'abord les places non occupés, s'il y a lieu.
Le responsable offre votre place aux personnes sur la liste d'attente mais votre remplacement est considéré uniquement lorsque la personne qui vous remplace aura payée.
Les remboursements sont effectués seulement après que l'activité a eu lieu.
Règle particulière canot-camping ou kayak-camping
Dans le cas où vous êtes inscrits à 2 pour une embarcation et que vous annulez sans être remplacé, vous devrez aussi payer pour votre partenaire qui se voit dans l'obligation d'annuler par votre retrait de l'activité.
Dans le cas où un remboursement vous serait alloué, le trésorier communiquera avec vous après l'évènement pour vous informer du dit remboursement.