Cette section regroupe les outils nécessaires pour organiser une activité et pour vous assurer du bon déroulement de celle-ci. Tous les membres peuvent soumettre une activité.
Complétez une fiche ci-haut pour chaque activité que vous prévoyez organiser. Il y a une version pour les activités week-end donc avec hébergement et une pour les activités d'une journée donc sans hébergement.
La fiche vous indique l’information nécessaire à soumettre aux fins de publication de votre activité dans le calendrier. Vous n'avez qu'à la complétez en ligne et la soumettre. Si vous préférez vous pouvez utiliser les grilles-exemples que voici.
Lorsque l'activité est complétée il faut soumettre un rapport. Utilisez un des deux exemples ci-haut pour le compléter. Vous envoyez le tout au trésorier, Louis Falardeau. Pour celui avec hébergement il est préférable d'enregistrer le texte.
1- Pour toute activité que vous souhaiter organiser, vous devez d’abord en discuter avec le coordonnateur Carol Gagnon pour obtenir son approbation. 450-963-9710
2- Pour les activités avec hébergement, il est essentiel d’obtenir un contrat de location fait au nom du club dans lequel sont stipulées les conditions de location et d’annulation. Faites parvenir ce contrat par courriel au trésorier afin qu’il puisse envoyer les chèques pour confirmer la réservation. S’ils ne veulent pas faire de contrat officiel il faut un courriel de leur part avec les conditions de location. Si vous devez payer immédiatement par carte de crédit (exemple : SEPAQ pour un camping) avisez rapidement le trésorier qui va vous rembourser.
3- Pour une activité d’une journée, il est important de contacter les participants inscrits sur le registre par courriel au début de la semaine précédant l’activité pour faire confirmer leur présence et surtout s’assurer qu’il y aura assez d’autos pour le covoiturage.
Voici un exemple que vous pouvez copier sur un courriel :
4- Pour une activité avec hébergement les contacter par courriel deux semaines avant l’activité pour finaliser les covoiturage et co-dodo. Un second courriel au début de la semaine qui précède l’activité pour leur donner certaines précisions et informations utiles. N’oubliez pas que pour certains participants, c’est leur première fois avec nous et qu’ils ne savent pas nécessairement comment le club fonctionne.
5- Lors de l’activité, n’oubliez pas de collecter les 5$ des non membres et de leur offrir de devenir membres pour 15$. Pour ceux qui deviennent membres sur place, rappelez-leur d’aller compléter leur formulaire d’adhésion en ligne sur notre site web.
6- Conserver vos factures si vous faites des dépenses afin que le club puisse vous rembourser. Notez que pour les activités avec hébergement, vous avez la possibilité de faire un déficit d’environ 30$, ce qui vous permet de faire certains achats pour les participants (ex : bois, bouffe pour un souper communautaire, frais d’entrée dans les parcs, etc.). Pour les activités d’une journée, il n’y a pas de tel montant mais il arrive que le club paie pour certains frais comme les entrées et stationnement dans les parcs. Si vous prévoyez de tels frais, il faut en discuter avec Carol Gagnon au moment de planifier votre activité afin qu’il puisse en faire mention dans le calendrier. Seuls les membres peuvent bénéficier de tels rabais.
7- Une fois que votre activité est terminée, vous devez faire rapport au trésorier. Reportez-vous plus haut pour des exemples de rapports et les instructions pour les compléter.
En tout temps vous pouvez ajouter une activité au calendrier.
Nous préparons 2 calendriers officiels des activités par année
UN POUR LA SAISON ESTIVALE
Regroupant les activités d'avril à novembre
(Préparer lors de la réunion de janvier)
L’AUTRE POUR LA SAISON HIVERNALE
Regroupant les activités de décembre à mars
(Préparer lors de la réunion de septembre)
AVANT LA RÉUNION
Afin de mieux planifier chaque réunion, il est recommandé de communiquer au coordonnateur tous vos projets d’activités. Le coordonnateur peut même, dans certains cas, donner une certaine priorité à votre activité, surtout si des réservations sont nécessaires longtemps à l’avance ou si l’activité se déroule à une date fixe. À la réunion, le coordonnateur prévoit toujours un tour de table pour vous permettre d’exposer vos projets. Aucun projet n’est refusé à moins qu’ils ne correspondent pas aux objectifs du club.
RÉFÉRENCES
Consultez la rubrique ARCHIVES de notre site pour voir toutes les activités que nous avons organisé dans le passé. Cela peut vous donner des idées!
Je vous suggère de le copier sur un fichier excel de votre ordinateur. Ce sera plus facile ensuite de le consulter.
Pour vous aider à trouver des activités voici des références disponibles :
RÉPERTOIRE DES LIEUX DE MARCHE AU QUÉBEC
(Fédération québécoise de la marche)
RANDONNÉE PÉDESTRE AU QUÉBEC
RANDONNÉE PÉDESTRE NORD-EST ÉTATS-UNIS
RANDONNÉE À VÉLO AU QUÉBEC
SKI DE FOND ET RAQUETTES AU QUÉBEC
GUIDE « LES RÉGIONS TOURISTIQUES DU QUÉBEC »
(Tourisme Québec)
REVUE GÉO PLEIN AIR
REVUE MARCHE
REVUE VÉLOMAG
REVUE ESPACE
Le Comité organisateur se réunit donc 2 fois l’an seulement, l'une à la fin septembre et l'autre en janvier dans le cadre d’un week-end chalet. Cela vous permet de rencontrer les organisateurs dans un cadre détendu et agréable. Hors Sentiers défraie une partie du coût du chalet pour vous remercier de votre dévouement pour le club. C’est lors de ces réunions que vous soumettez vos projets. Il n’est pas obligatoire d’y être présent. Si vous ne pouvez y être, avisez le coordonnateur et remettez-lui vos projets.
APRÈS LA RÉUNION
À partir du moment où votre activité est programmée, recueillez le maximum d’information afin de fournir au coordonnateur tous les détails possibles. Remplissez une fiche pour chacune des activités que vous proposez.
Usez d’imagination ou discutez avec d’autres personnes pour prévoir tous les aspects possibles concernant le déroulement de votre activité et ainsi minimiser les mauvaises surprises.
DÉLAI
Par la suite, un délai (d’environ 1 mois) vous sera accordé pour compléter l’information nécessaire à inscrire au calendrier. Le tout doit être remis au coordonnateur.
FRÉQUENCE DES ACTIVITÉS
Des activités peuvent avoir lieu simultanément à condition qu’ils ne soient pas semblables ou qu’ils s’adressent à des clientèles différentes. Cela pourrait aussi se faire lorsqu’une activité a un nombre limité d’inscription. Dans tous les cas, le coordonnateur s’assurera d’obtenir l’accord des organisateurs des dites activités.
PROCÉDURE D’ORGANISATION
S’il y a des frais d’entrée, négocier des prix de groupe
Si de la restauration est prévue, privilégier des restaurants à prix abordables avec menus variés.
Vérifier les modalités de réservation pour les groupes et s’assurer d’obtenir des factures séparées.
Pour assurer la protection des non-fumeurs tous les lieux d’activités sont non-fumeur. Les fumeurs devront aller à l’extérieur.
Prévoir la location d’équipement et accessoires à apporter.
Une visite des lieux peut être souhaitable dans certains cas, consultez le trésorier avant.
LA SEMAINE PRÉCÉDENT L'ACTIVITÉ
Receuillir la liste des personnes inscrites dans le registre sur le site Internet. le responsable des inscriptions, Martin Duval, vous fournira régulièrement la "liste des organisateurs" qui contient les coordonnées (no de téléphone, courriel) de tous les participants à nos activités. Ne jamais diffuser cette liste confidentielle.
LE JOUR DE L’ACTIVITÉ
Accueillir les participants et plus particulièrement les nouveaux.
Offrir la carte de membre à ces derniers et leur remettre toute information pertinente.
Préparer et distribuer un plan de route et des directives écrites pour les conducteurs.
Rappeler aux gens de payer le covoiturage aux conducteurs.
Préparer et distribuer toute information pour les participants(itinéraire vélo ou pédestre).
S’assurer de ne perdre personne durant l'activité et si possible, prévoir quelqu’un pour fermer le groupe avec les plus lents
ANNULATION
Si les conditions climatiques sont mauvaises, vous pouvez annuler l’activité. Il faut cependant aviser les personnes inscrites par courrriel et aviser Carol Gagnon qui l'indiquera sur le site web.
LES ACTIVITÉS AVEC HÉBERGEMENT
L’organisation d’un week-end nécessite plus de préparation. En voici les grandes lignes :
Pour l’hébergement (chalet, camping, B&B, refuge) il faut faire des réservations longtemps à l’avance, sans oublier de négocier le prix (taxes incluses)
Une visite des lieux est fortement recommandée.
Le club remboursera votre essence si vous faites une visite des lieux avant. Avisez le trésorier avant d'y aller.
Obtenir un contrat de location au nom du club.
Si un acompte est exigé, voir le trésorier pour obtenir le chèque.
S’informer des modalités d'annulation.
Consulter le coordonnateur s’il y a un problème.
Vous n'avez pas à fixer la tarification, le coordonnateur s'en chargera.
Répartir les chambres en priorisant les personnes qui se sont inscrits en premier.
Le participant envoie normalement son chèque au club par la poste ou via un virrement. Les personnes inscrites sont classifiées en ordre d'inscription sur le site Internet. Si toutefois un participant veux vous payer directement, aviser le trésorier le plus tôt possible et lui remettre les sommes. Avisez le participant de s'inscrire via le formulaire d'inscription ou par téléphone. Les chèques qui vous sont remis doivent être faits à l'ordre de Hors sentiers.
Établir un calendrier des activités proposées du week-end et aviser les participants à l’arrivée.
AIDE-MÉMOIRE CAMPING
-Heure d’arrivée et de départ au camping
-Procédure d’enregistrement à l'arrivée
-nombre de tentes par site
-nombre de véhicules par site (stationnement pour autos supplémentaires?)
-épicerie et guichet à proximité
-activités intéressantes (baignade, rando, vélo, etc)
-douches, toilettes, table à pique-nique, feux, bois, point d’eau
-location de canot, kayak, vélo
-trajet
-répartir les sites
-les plus beaux sites, coin tranquille, famille, site de groupe
-coût par site, par personne, par groupe
-politique de remboursement, de modification et d’annulation, contrat, dépôt
-animaux
AIDE-MÉMOIRE CHALET
-heure d’arrivée et de départ
-localisation, lieu
-foyer, barbecue,literie, serviettes
-accessoires pour la vaisselle - détersif et linges à vaisselle, du bois pour le foyer
-nombre de chambres, de lits et de places
-trajet
-coût (taxes et nombre de nuits)
-politique de remboursement, de modification et d’annulation, contrat, dépôt
-nombre de véhicules dans le stationnement
-épicerie et guichet à proximité
-activités intéressantes (baignade, rando, vélo, etc)