Compte-rendu des réunions
Comité organisateur
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16 janvier 2010
Compte-rendu de la réunion
Le 16 janvier 2010
Présents :
Serge Béland, Daniel Clermont, Jocelyn Desrochers, Louis Falardeau, Carol Gagnon, Jean-François Grenier, Pierre Isabelle, Denis Melançon et Marco Salvas
1- Suivi de la dernière réunion
Un suivi des décisions prises lors de la réunion du 29 septembre est effectué.
À des fins de sécurité nous allons donner l’opportunité aux membres du club de nous fournir le nom et numéro de téléphone d’une personne à rejoindre en cas d’urgence. Un courriel leur sera envoyé sous peu à cet effet. L’information sera conservée et confidentielle dans notre liste source déjà existante contenant les infos des membres.
De plus, lors de la réimpression des cartes de membres nous allons faire imprimer à l’endos de la carte un espace pour que le membre puisse écrire cette information en cas d’accident. Nous allons, de plus, inciter le membre à garder sur lui ses cartes d’identité incluant sa carte de membre.
Michel Frigon a confirmé être disposé à faire un atelier de premier soin. De plus, Jocelyn a indiqué qu’il pouvait nous obtenir des trousses de secours gratuites.
2- États financiers au 31 mars 2009 et au 31 décembre 2009
Carol fait la présentation des états financiers en date du 31 décembre ainsi que le budget .Voir copie en annexe. Carol mentionne que nous pouvons augmenter les sommes octroyer pour les activités.
Il est donc résolu de modifier la règle concernant le discrétionnaire accordé lors des activités avec hébergement. À partir de maintenant l’organisateur aura à sa disposition un montant de 30$ par chalet. Ainsi s’il y a 3 chalets réservés pour un week-end donné, il pourra dépenser 90$. Pour les campings, on accordera 30$ par tranche de 10 participants. S’il y a 20 participant il aura 60$. Ce sera plus équitable. C’est en vigueur maintenant.
3- Membership
Changement à ce titre : À partir du 1er avril nous allons offrir aux membres la possibilité de cotiser pour 2 ans au coût de 28$ au lieu de 30$.
Le but est de réduire le temps d’administration et les dépenses reliées à la photocopie et aux frais d’envoie. C’est aussi moins compliqué pour les membres fidèles qui n’ont pas à nous faire parvenir le montant à chaque année.
Cela ne changera pas la réglementation quant au moment où le membre renouvelle sa carte. Pour ce qui est de ceux qui deviennent membres après le mois d’août on ajoutera un an de plus s’il paie pour 2 ans.
4- Visa exigé à la frontière aux non détenteurs de passeport canadien
Jean-François Grenier a fait les recherches qui confirment que les citoyens de 27 pays sont exemptés de visas pour entrer aux USA à condition qu’ils possèdent un passeport valide et ne pas avoir contrevenus aux procédures lors d’un passage précédent à la frontière. (pays d'Europe, Australie et Japon). Comme avant, ils doivent remplir et payer un formulaire d’entrée-sortie au coût de 6$US (cash) au poste frontière qu’ils doivent remettre à la frontière canadienne au retour. La liste des pays autorisés figurera sur notre site web.
Les autres pays incluant le Mexique doivent obtenir un visa à l‘avance.
Nous devons donc être vigilent et refuser les gens sans les papiers nécessaires lors de nos activités aux USA.
5- Mode d’inscription pour canot-camping
Une modification est apportée à la décision prise lors de la dernière réunion à ce sujet.
Voici le texte adopté en septembre dernier: une date limite d’inscription, fixée par l’organisateur, sera indiquée au calendrier. À cette date, l’organisateur demandera aux participants inscrits de se jumeler immédiatement si ce n’est pas déjà fait. Si le nombre d’inscrit est impair à ce moment, la dernière personne ira sur la liste d’attente. Les nouvelles inscriptions seront automatiquement sur la liste d’attente. Ainsi, si quelqu’un veut annuler sa participation, la personne avec qui il est jumelé risquera d’être obliger d’annuler, puisqu’elle n’est plus jumelée. Évidemment on tentera de la jumeler avec la prochaine personne sur la liste d’attente. S’il devait y avoir annulation, les 2 personnes jumelées risque de perdre leur paiement. Il sera toujours possible, dépendant des situations, d’accepter que quelqu’un soit seul dans son canot.
L’avant dernière phrase en italique est remplacée par : Si un des 2 participants annulent sa participation il devra assumer seul le dépôt complet de la location du canot que le club a déjà payé.
Cette façon de faire évite de pénaliser la personne qui n’a pas voulu annuler sa participation mais qui perd sa place.
6- Tarif camping pour détenteur de carte réseau-SEPAQ et Parc Canada
Une modification sera apportée au mode de tarification. Nous avons comme politique d’inclure au tarif camping tous les frais incluant les frais d’accès au parc. Puisque de plus en plus de membre possède une carte réseau sans frais d’accès, nous étions obligés de rembourser par la suite ces détenteurs de carte. À partir de maintenant il y aura un tarif pour les détenteurs de carte réseau SEPAQ et Parc Canada inférieur au tarif régulier pour en tenir compte. Il aura simplement à présenter sa carte à la guérite du parc.
7- Moment d’inscription pour un non-membre
Il est résolu de permettre, à l’avenir, à un participant qui n’a pas renouvelé sa carte de membre de pouvoir s’inscrire sans attendre une semaine, délai prescrit pour les non membres, et ce à partir du moment où il dit renouveler son membership. Par contre, celui qui n’a jamais été membre pourra s’inscrire seulement à la réception du paiement de sa carte de membre.
8. Activités en parallèle
Il est résolu de permettre et de faciliter la publicisation d’activités organisées en marge du club comme un voyage en groupe, une sortie culturelle ou sociale. Ainsi un membre pourra nous soumettre le texte de son activité et nous le ferons parvenir aux membres. Nous pourrons l’annoncer sur le site web du club mais il est bien entendu que ces activités ne seront pas publiées dans le calendrier officiel du club et que nous ne serons pas responsables ni des inscriptions, ni des paiements. Le CA peut, à sa discrétion, refuser de publiciser des activités s’ils ne sont pas convenables.
9. Inscription si ajout de chalet
Pour un week-end donné, si on ajoute un chalet additionnel à un prix différent des autres chalets, les places de ce chalet seront offertes uniquement aux personnes qui sont sur la liste d'attente. S'ils acceptent c'est eux qui paient le tarif et qui seront dans ce chalet.
Si des places se libèrent plus tard dans un ou l'autre chalet les personnes qui se retirent seront remplacées par ceux qui s'ajoutent sur la liste d'attente. Cela s’appliquera aussi quand il y a des chalets à tarifs différents.
Il ne sera donc plus question d'offrir ces places à ceux qui sont déjà inscrits dans les autres chalets pour éviter les changements de tarifs et les remboursements. Il sera possible pour ces derniers de changer de chalet s'ils font un échange entre eux et se remboursent entre eux la différence de prix.
10. Procédure de remboursement
Il est résolu de continuer de faire du cas par cas et à la discrétion du CA lorsque des surplus sont faits lors d’activité avec hébergement en tenant compte des règles déjà existantes.
11. Outils pour les organisateurs
Carol et Louis ont mis en ligne des nouveaux outils pour les organisateurs. Des exemples de courriels-types pour faire des rappels aux participants, pour donner des infos supplémentaires de même que des exemples de rapports à compléter après les activités. Les organisateurs sont invités à les consulter et les utiliser dans la rubrique « Organisateurs » du site web.
12. Relève
Le temps demandé pour administrer le club a augmenté avec l’augmentation du membership. Lors de la prochaine réunion on proposera des modifications qui augmenteront probablement le nombre d’administrateur. D’ici là les 3 membres du CA feront un inventaire des tâches actuellement effectuées.
Jocelyn Desrochers offre de prendre en charge certaines tâches d’ici-là. Le tout sera examiné et une décision suivra.
13. Calendrier été 2010
Samedi 17/4 Rando-Les îles de la commune de Berthier, 10km carol
Samedi 24/4 Rando-Carleton Mtn, Green Mtn, Vermont, 8,3 km carol
Samedi 1/5 Canot-Rivière St-Charles, Québec martin d
Samedi 1/5 Rando-Big Crow/Nun-dagao, Adk, 9,6km jfrançois
Les 1 et 2 mai Rando avec coucher en Lean-to, Chûte du Diable, Mauricie, 10km denis
Samedi 8/5 Vélo-Mtl-Ste-Anne de Bellevue, 80km daniel
Dimanche 9/5 Rando-Mont Giant, adk, werner
Du 16 au 27 mai Voyage longue rando-La Corse jfrançois et werner
Samedi 15/5 Rando-McKensie Mtn, Adk, 11,6km carol
Samedi 15/5 Vélo- Québec-Lévis martin d
Du 21 au 24 mai Chalet-Lac Grenier, Mont Ouareau, Lanaudière carol
Dimanche 30/5 Vélo-île de Montréal, 130km serge
Samedi 5/6 Vélo-Burlington et les îles, Vermont, 50km carol
Samedi 5/6 Rando-Forêt Drummond martin d
Samedi 12/6 Vélo-Boucle vaudreuil-Pte-Fortune-Oka, 75km daniel
Samedi 19/6 Vélo-Boucle des 2 montagnes, 68km pierre c
Les 19 et 20 juin Vélo-Laval-Train-du-nord avec coucher, 200 km serge
Du 24 au 27 juin Camping-Blue Mtn et Snowy Mtn, Adk, rando et canot carol
Du 1 au 4 juillet Camping-Parc de la Jacques-Cartier-rando-descente en canot martin d
Du 10 au 18 juillet Voyage-Parc Pointe-Taillon-Mt-Valin-Chambord-Lac-St-Jean carol, martin d
Du 16 au 18 juillet Chalet-Gatineau-cyclo sportif bruno
Du 23 au 25 juillet Camping-Centre forestier des Laurentides-St-Faustin (rando, canot) carol
Dimanche 25/7 Vélo-St-Jean-sur-Richelieu-100km serge
Du 30/7 au 1/8 Canot ou kayak-camping-Thousand Island, Ontario marco
Samedi 7/8 Vélo-Les îles de Berthier carol
Du 7 au 14 août Longue rando-Sentier N Bas St-Laurent) St-Cyprien à 3 pistoles, 55km denis
Samedi 15/8 Rando-Belviedere Mtn, Vermont, 9km carol
Du 13 au 15 août Chalet-lac Simon, descente canot Ptite nation et rando mt Devlin martin r
Samedi 14/8 Canot-Lac Massawipie pierre
Du 20 au 22 août Canot-camping-Parc de la Mauricie martin d Samedi 21/8 Rando-Mt Macomb, adk, 12,3km jfrançois
Dimanche 22/8 Brunch-vélo- Mtl-Chambly, 60km serge
Du 27 au 29 août Camping Pont Rouge, vélo2 circuits : 60 ou 100km jocelyn
Samedi 28/8 Rando-Blueberry Mtn, Adk, 7,8km carol
Du 3 au 6 sept. Chalet- Ile-aux-Lièvres, rando louis
Les 11 et 12 sept Canot-refuge-Lac clair, mauricie denis
Samedi 12/9 Rando-Indian head, Adk, 14km jfrançois
Du 17 au 19 Sept Chalet- Estrie carol
Samedi 18/9 Rando-Hibou-nord, Stoneham martin d
Samedi 25/9 Vélo-Philipsburg-Bedford-Frelishburg daniel
Dimanche 26/9 Réunion du comité organisateur carol
Samedi 2/10 Rando- Réserve nat. montagnes vertes, Sutton pierre
Samedi 2/10 Vélo-Route verte-Montmagny martin d
Du 1 au 3 octobre Chalet John Brooks-rando Haystack, 17 km jfrançois
Du 8 au 11 octobre Chalet- Charlevoix- rando carol et martin d
Samedi 16/10 Mont St-Hilaire, 10km carol
Samedi 30/10 Sentier Ligne d’horizon martin d
Samedi 6/10 Sentier montagnard martin d
Samedi 13/11 Souper fin de saison/ Montréal carol
Samedi 20/11 Souper fin de saison/Québec jocelyn
S’ajoutera : Week-end à Adk Lodge :mont Algonquin et avalanche pass (werner)
Patin à roues allignés-Piste Gilles-villeneuve (marco)
Vélo-Train du nord à Blainville (marco)
Vélo-Parc jean-drapeau-estacades (martin r)
Des activités devraient s’ajouter et les dates restent à confirmer. Toute personne intéressée à ajouter des activités doit communiquer avec Carol le plus tôt possible. Les organisateurs ont jusqu’au 21 février pour remettre les détails des activités d’avril et mai et jusqu’au 10 mars pour le reste.
Le calendrier sortira le 10 avril prochain.
14. Projet 2011 :
Ces activités seront considérées en priorité lors de l’établissement du prochain calendrier :
Semaine Ski alpin en Gaspésie
Week-end Noël refuge-sentier des caps-charlevoix (J-F grenier)
Long Week-end : Mont Washington (Werner riedl)
Semaine en juillet : Chalet : îles de la madeleine (martin d)
Long week-end : Canot-camping parc Frontenac, Ontario (jean-François)
Week-end chalet terre de rêve- massif du sud (jocelyn)
Long week-end fête travail canot-camping-parc de la Vérendrye (marco)
Week-end camping et vélo (îles du lac champlain (daniel et carol)
Week-end septembre Yourte-parc de Plaisance (pierre)
15- Concours de photos
Ce point est reporté à la prochaine réunion
Carol Gagnon
Coordonnateur
27 septembre 2009
Compte-rendu de la réunion
Le 27 septembre 2009
Présents :
Louis Falardeau, Carol Gagnon, Jean-François Grenier, Pierre Isabelle, Denis Melançon et Marco Salvas
1- Suivi de la dernière réunion
Un suivi des décisions prises lors de la réunion du 17 janvier est effectué.
Nous avons débuté l’application du règlement concernant le covoiturage et qui demande aux passagers de verser 5$ en plus du montant prévu du covoiturage lorsque le conducteur doit faire un détour pour aller chercher et/ou reconduire le participant lors d’une activité avec hébergement.
Il est demandé aux organisateurs de ne pas oublier de rappeler à chaque fois, cette règle dans le courriel adressé aux participants avant le départ pour le week-end.
2- États financiers au 31 mars 2009 et au 30 septembre 2009
Carol fait la présentation des états financiers pour l’année au 31 mars 2009. Voir copie en annexe.
Louis Falardeau en propose l’adoption, appuyé de Denis Melançon. Adoptée à l’unanimité.
Carol présente ensuite l’état des résultats depuis le début de l’année. Voir copie en annexe.
3- Visa exigé à la frontière aux non détenteurs de passeport canadien
Dernièrement nous avons été mis au courant qu’il n’est plus possible pour un non détenteur de passeport canadien d’acheter un visa à la frontière. Il serait maintenant obligatoire de l’obtenir avent de se présenter aux douanes américaines. Jean-François Grenier dit qu’il va faire des recherches là-dessus pour éclaircir la situation.
D’ici là les organisateurs ne doivent plus accepter qu’un participant non détenteur d’un passeport canadien accompagne le groupe lorsque nous allons aux USA à moins qu’il ait obtenu son visa avant le matin du rendez-vous. Ceci évitera qu’une voiture doive rebrousser chemin à la douane et que des participants en règle ne puissent prendre part à l’activité parce qu’ils voyagent avec une personne qui ne l’est pas.
4- Procédures d’urgence
Récemment nous avons été témoin d’une situation où un de nos membres est tombé à vélo et a perdu connaissance. La personne qui l’accompagnait n’était pas en mesure de rejoindre la famille puisque aucune information n’était disponible sur lui. Il nous a rejoint pas téléphone afin de voir si on possédait une telle information et nous n’avions rien de cela. (Notez que cela ne s’est pas passé durant une activité du club)
Évidemment cela nous amène à réfléchir et à tenter d’éviter que cela ne se produise durant nos activités surtout que nous sommes souvent en forêt et parfois aux USA.
Nous allons donc offrir l’opportunité aux membres du club de nous fournir le nom et numéro de téléphone d’une personne à rejoindre en cas d’urgence. Un courriel leur sera envoyé sous peu à cet effet. L’information sera conservée et confidentielle dans notre liste source déjà existante contenant les infos des membres.
De plus, lors de la réimpression des cartes de membres nous allons faire imprimer à l’endos de la carte un espace pour que le membre puisse écrire cette information en cas d’accident. Nous allons, de plus, inciter le membre à garder sur lui ses cartes d’identité incluant sa carte de membre.
Il a aussi été souligné qu’il faudrait faire une nouvelle séance de formation de premiers soins à ceux que cela intéresse. Michel Frigon, qui est médecin, a déjà offert ses services et il sera consulté.
5- Mode d’inscription pour les camping et canot camping
À partir de l’an prochain nous allons modifier le mode d’inscription pour ces 2 genres d’activités.
Canot camping : le problème soulevé est que du canot ou kayak camping se fait, sauf exception, obligatoirement à 2. Plus souvent qu’autrement c’est le responsable qui est obligé de faire le tout seul dans son canot, si le nombre de participants arrive à un chiffre impair, ce qui n’est pas souhaitable, considérant les manœuvres à effectuer, les bagages à transporter et parfois la présence de portages.
Procédure à partir de l’été 2010 : une date limite d’inscription, fixée par l’organisateur, sera indiquée au calendrier. À cette date, l’organisateur demandera aux participants inscrits de se jumeler immédiatement si ce n’est pas déjà fait. Si le nombre d’inscrit est impair à ce moment, la dernière personne ira sur la liste d’attente. Les nouvelles inscriptions seront automatiquement sur la liste d’attente. Ainsi, si quelqu’un veut annuler sa participation, la personne avec qui il est jumelé risquera d’être obliger d’annuler, puisqu’elle n’est plus jumelée. Évidemment on tentera de la jumeler avec la prochaine personne sur la liste d’attente. S’il devait y avoir annulation, les 2 personnes jumelées risque de perdre leur paiement. Il sera toujours possible, dépendant des situations, d’accepter que quelqu’un soit seul dans son canot.
Camping : dans le but d’offrir plus de souplesse aux gens lors de l’inscription, il sera dorénavant possible de s’inscrire seul ou en duo, avec une tente ou 2, sur le site selon les disponibilités et au choix du participant. Sur le formulaire d’inscription le participant pourra choisir plusieurs options. Bien sûr, la tarification sera fixée en conséquence.
6- Section réservée aux membres sur le site web
Après un tour de table, il a été décidé de ne mettre aucune information personnelle des membres sur le web même si c’est une page qui nécessite des mots de passe pour y accéder. Nous en sommes venus à la conclusion que les risques liés à la sécurité sur le web dépassaient largement les bénéfices que pourraient tirer nos membres de la mise en ligne d’informations personnelles les concernant.
Nous pourrions ouvrir un forum destiné aux membres qui permettrait aux membres de communiquer entre eux. Encore là aucune info personnelle ne devra s’y retrouver.
7. Nomination des administrateurs
Carol, Louis et Martin sont reconduits dans leurs postes respectifs.
8. Calendrier hiver 2010
Dimanche 20 décembre Corridor Aérobique, Morin Height (ski de fond) Martin Racicot
Du 26 au 29 décembre Refuges : Parc du Mont-Valin, Saguenay (raquette) Jean-François Grenier
Date à confirmer 2 activités de ski alpin de soirée (en semaine) à St-Sauveur Marco Salvas
Du 8 au 11 janvier Chalet Mont Grand-Fond, La Malbaie (alpin, fond, raquette) Jocelyn Desrochers
Du 15 au 17 janvier Chalet Mont-Tremblant (fond, raquette, alpin) Carol Gagnon
Dimanche 17 janvier Ski alpin à Tremblant (avec le groupe chalet) Marco Salvas
Samedi 23 janvier Domaine de la forêt perdu (patin) Pierre Isabelle
Samedi 30 janvier Mont round, Adk Raquette Jean-François Grenier
Samedi 30 janvier Duchesnay (ski de fond) Martin Duval
Dimanche 31 janvier Parc d'Oka (Ski de fond ) Martin Racicot
Date à confirmer 2 activités de ski alpin de soirée (en semaine) à St-Sauveur Marco Salvas
Du 5 au 7 février Chalet Stoneham (alpin) Martin Duval
Samedi 6 février Sutton en haut (ski de fond) Carol Gagnon
Du 12 au 14 février Chalet Massif Petite-rivière-St-François (alpin) Jocelyn Desrochers
Samedi 13 février Falaises Jacques-Buteux, Mauricie (raquette) Denis Melançon
Mi-février Jay peak (ski alpin) Marco Salvas
Samedi 20 février Forêt Ouareau, Raquette Jean-François Grenier
Dimanche 21février La randonnée, Brownsburgh-Chatam, Ski de fond Martin Racicot
Samedi 27 février Ste-Marguerite-du-lac-Masson (patin) Carol Gagnon
Fin février Whiteface Mtn (ski alpin) Marco salvas
Du 6 et 7 mars Refuge : Mt Gosford (raquette) Denis Melançon
Samedi 6 mars Lieu à confirmer (raquette) Carol Gagnon
Du 12 au 14 mars Teepee : Chûtes-St-Philippe, Laurentides(raquette, ski de fond) Pierre Isabelle
Du 12 au 14 mars Chalet : Mt Ste-Anne (ski alpin) Marco Salvas
Du 19 au 21 mars Chalet : Magog et Parc du Mont-Orford (raquette, fond et alpin) Carol Gagnon
Samedi 20 mars Ski de fond (Parc du mt Orford avec le groupe en chalet) Martin Racicot
Samedi 27 mars Les 2 criques (parc Mauricie) raquette Denis Melançon
Du 1er au 5 avril Pâques au Mont-Lac-Vert, Hébertville, Lac-St-Jean (alpin) Martin Duval
Samedi 10 avril Cabane à sucre Éthier Carol Gagnon
Du 21 au 24 mai ??????????
Des activités devraient s’ajouter et les dates restent à confirmer. Toute personne intéressée à ajouter des activités doit communiquer avec Carol le plus tôt possible. Les organisateurs ont jusqu’au 25 octobre pour remettre les détails des activités.
Le calendrier sortira le 14 novembre prochain.
Projet 2010 :
Ces activités seront considérées en priorité lors de l’établissement du calendrier été 2010 :
Long week-end St-jean ou Confédération : Camping : Blue et Snowy Mountain, Adk (Carol)
Long Week-end à préciser : Mont Washington (Werner riedl)
Semaine camping : Parc de la Pointe-Taillon et des Monts-Valin (carol et martin d)
Long week-end fête du travail : Chalet : Île aux-Lièvres (Louis Falardeau)
Fin mai, début juin Voyage en Corse : (Jean-François Grenier)
Août Canot ou kayak camping mt-tremblant (Philippe Drolet)
Août Chalet à Entrelacs (kayak ou canot) (Philippe Drolet)
???? Canot-camping ; Parc Frontenac, Ontario (j-f grenier)
???? Canot-camping : Lac des 5, (martin D et denis)
8- Procédure de remboursement
Ce point est reporté à la prochaine réunion
Carol Gagnon
Coordonnateur
17 janvier 2009
Compte-rendu de la réunion
Le 17 janvier 2009
Présents :
Robert Asselin, Jocelyn Desrochers, Louis Falardeau, Carol Gagnon, Pierre Isabelle, Denis Melançon, Werner Riedl et Marco Salvas
1- Suivi de la dernière réunion
Un suivi des décisions prises lors de la réunion du 27 septembre est effectué.
2- États financiers au 31 décembre 2008 et budget
Carol fait la présentation des états financiers intérimaires au 31 décembre 2008. Voir copie en annexe. Carol présente également le budget d’ici au 31 mars.
3- Le sondage et le covoiturage
Voici d’abord les conclusions du sondage :
En tout 38 personnes ont répondu, ce qui est un très bon échantillonnage de nos membres. Ce sont surtout des conducteurs qui ont répondu soit 78% des répondants qui ont une voiture. Là-dessus 62% offre du covoiturage, tandis que 20% ne l'offre pas.
78% des répondants sont satisfaits de la méthode utilisée pour calculer le covoiturage. Seulement 8% sont en désaccord. Chez ceux qui n'ont pas de voiture 75% sont satisfait du système.
À la question : Devrait-on ajouter un supplément pour les activités où le conducteur doit faire le taxi, c-à-d aller chercher et reconduire les participants? 68% disent que oui (dont 75% des personnes sans auto).
Pour ce qui est de la méthode à utiliser pour calculer le supplément, certains aimeraient que ce soit un montant fixe à l'intérieur de certains km autour de 5$ et plus élevé si le km est plus grand. Certains préconisent plutôt un taux par km (ex : 17,5 par km).
À la question : Certaines de nos activités programmées dans le passé ont-elles été à l'encontre des objectifs du club? 89% des répondants disent non.
Il n'y a qu'un élément à discuter, soit le supplément. Les autres questions ayant reçues un pourcentage très élevé de satisfaction.
Considérant que le montant du covoiturage déjà prévu ne tient pas compte du détour qu’a à effectuer le conducteur pour aller chercher et reconduire un passager; que le montant doit être à titre indicatif et non obligatoire tout comme le covoiturage d’ailleurs; que le tout doit demeurer une entente entre les parties et que cela doit demeurer simple à appliquer. Le comité adopte la résolution suivante :
Qu’il soit indiqué dans les modalités d’inscription au calendrier le texte suivant :
Il est suggéré de verser un montant supplémentaire de 5$ au conducteur s’il doit faire un détour pour aller vous chercher et vous reconduire lors d’une activité. Le montant peut varier selon l’entente prise avec votre conducteur.
Le tout s’appliquera au prochain calendrier.
4- Assurances
Il est rappelé que les membres sont au courant que le club n’a pas d’assurance outre celle protégeant l’organisme contre un mauvais administrateur via notre membership à la Fédération québécoise de la marche.
Le formulaire signé par le membre lors de son adhésion le mentionne et suggère à ce dernier de souscrire à une assurance le protégeant en cas d’accident et plus particulièrement lors des activités aux USA.
Il en coûterait beaucoup trop cher pour obtenir de telles assurances par le club. Il est important, pour nous, de toujours faire le maximum pour s’assurer de la sécurité de nos membres lors des activités.
5- Concours de photos
Le comité tient d’abord à remercier les membres du comité pour l’excellent travail effectué lors de l’attribution des gagnants en novembre dernier.
Ces derniers ont fait quelques recommandations pour améliorer le processus. La plus importante touche la quantité de photos que les membres nous envoient. Les membres du comité ont dénoté qu’à plusieurs reprises les gens ne font que dumper tout ce qu’il y a dans leur appareil photo. Il est résolu qu’à l’avenir le participant ne pourra envoyer plus de 10 photos par activité. S’il y en a plus, elles seront toutes rejetées.
Sans l’obliger, nous demanderons également aux gens d’identifier leurs photos.
6- Calendrier été 1009 (date, activité, responsable)
Samedi 25 avril Rando : Sentier du sommet et chute Archambault Carol
Samedi 25 avril Vélo : Bellechasse Martin
Samedi 2 mai Rando : Sentier Mékinac (parc de la Mauricie) (flores et oiseaux) Martin
Samedi 9 mai Rando : Chute de Monte-à-Peine-et-des-Dalles, Lanaudière Carol
Du 15 au 18 mai Chalet Vallée Bras-du-nord (rando et vélo) Carol et Martin
Samedi 23 mai Rando : Catamount, Adk Carol
Samedi 30 mai Rando : Mont Giant, Adk Werner
Samedi 30 mai Rando : Forêt Montmorency Martin
Dimanche 31 mai Vélo : Le chenal du Moine, Sorel Carol
Du 5 au 7 juin Refuge : Au diable vert, Sutton (rando, kayak) Pierre
Samedi 13 juin Rando : Sentier Hibou-sud, parc de la Jacques-Cartier Martin
Samedi 13 juin Vélo : Burlington et les îles du lac Champlain, Vermont Carol
Du 19 au 21 juin Camping : île Melville (Shawinigan) et Trois-Rivières (rando et vélo) Denis
Du 26 au 1 juillet Camping : Parc du Cap Jaseux, Saguenay (rando, kayak…) Jocelyn
Du 3 au 5 juillet Camping : Parc de Frontenac (rando, vélo, canot) Martin
Dimanche 12 juillet Vélo : Boucle de St-Jean-De-Matha Robert
Du 18 au 26 juillet Semaine camping et chalet : parc de la Gaspésie et Réserve Matane Martin
Du 31 au 2 août Camping : Adk Lodge ; Mont Marcy, Adk Werner
Dimanche 2 août Vélo : les îles de Berthier Carol
Du 8 au 16 août Semaine camping : Parc mont Carleton et battures de Kamouraska Carol et Denis
Du 21 au 23 août Canot-camping : Réserve de Portneuf Martin
Du 21 au 23 août Camping : Mont Ham-sud (rando) Daniel
Dimanche 23 août Vélo : les 3 ponts couverts de la Yamaska Carol
Du 28 au 30 août Camping : Stowe et Mont Mansfield (rando, vélo) Carol et Werner
Du 4 au 7 sept. Camping : Parc de la Mauricie (La clairière) (rando, canot, kayak) Denis
Samedi 12 sept. Rando : Mont Ampersand, Adk Carol
Du 18 au 20 sept. Chalet : Parc du Mont-Tremblant (rando) Carol
Du 18 au 20 sept. Canot-camping : lac Caribou (Mauricie) Denis
Samedi 19 sept. Rando : parc de la rivière Gentilly Martin
25 et 26 sept. Rando : Mont Gothics (avec coucher) Werner
Dimanche 27 sept. Réunion du CO Carol
Samedi 3 octobre Rando : Mckensie Mtn, Adk Carol
Samedi 3 octobre Canot : Rivière St-Charles Martin
Du 9 au 12 octobre Chalet : Les couleurs au Parc des Appalaches Martin
Samedi 17 octobre Rando : Parc du Cap St-Jacques Pierre
Samedi 24 octobre Rando : Mont St-Hilaire Carol
Samedi 24 octobre Vélo : La tournée des lacs, Shawinigan Martin
Samedi 7 nov. Rando : Sentier Ste-Louise, Montmagny Martin
Samedi 14 nov. Souper fin de saison Carol
Samedi 21 nov. Rando : Montagne à 2 têtes, Ste-Brigitte de laval Martin
Un souper pourrait aussi s’ajouter pour les membres de Québec en avril prochain. Jocelyn s’en occupe.
Des activités devraient s’ajouter et les dates restent à confirmer. Toute personne intéressée à ajouter des activités doit communiquer avec Carol le plus tôt possible. Les organisateurs ont jusqu’au 21 février pour remettre les détails des activités d’avril et mai et jusqu’au 8 mars pour le reste.
Le calendrier sortira le 4 avril prochain.
Projet 2010 :
Ces activités seront considérées en priorité lors de l’établissement du calendrier 2010 :
Long week-end St-jean ou Confédération : Camping Blue et Snowy Mountain, Adk (Carol)
Long Week-end à préciser : Mont Washington (Werner)
Semaine camping : Parc du Témiscouata et Petit Témis (Denis)
Long week-end fête du travail : Parc de la Jacques Cartier (Martin)
8- Varia
Carol rappel aux organisateurs la consigne de n’inclure que les lits (pas les divans lits ou autres canapés semblables) dans le calcul des places disponibles en chalet. Nous devons offrir un confort minimum et semblable à tous les participants. Il faut également éviter les pièces communes comme salon ou boudoir.
Le comité tient également à féliciter et à remercier Stéphane Gaudreault pour l’excellent travail qu’il effectue sur Facebook pour faire connaître le club via notre page.
Carol Gagnon
Coordonnateur
29 septembre 2008
Compte-rendu de la réunion Le 29 septembre 2008
Présents :
Robert Asselin, Norbert Boudreau, Jocelyn Desrochers, Steve Duchesne, Louis Falardeau, Carol Gagnon, StéphaneGaudreault, Michel Grenier, Pierre Isabelle, Denis Melançon, et Marco Salvas
1- Suivi de la dernière réunion
Un suivi des décisions prises lors de la réunion du 12 janvier est effectué.
2- États financiers au 31 mars 2008 et au 30 septembre 2008
Carol fait la présentation des états financiers au 31 mars 2008. Voir copie en annexe. Robert Asselin secondé par Jocelyn Desrochers propose l’adoption des états financiers. C’est adopté à l’unanimité. Carol présente également les états financiers en date du 30 septembre. Voir copie en annexe.
3- Les interurbains
Le CA propose que le club rembourse 16$ par année à Martin Duval, responsable des inscriptions et demeurant à Québec, afin de pouvoir communiquer avec les autres membres du CA et ainsi éviter des frais important d’interurbains. Ce montant représente 2 mois du forfait qu’il paie. La proposition est adopté et demeure valide tant que Martin occupera son poste au CA.
Carol en profite pour rappeler aux responsables d’activités d’éviter, le plus possible, les interurbains et d’utiliser les lignes à rabais s’ils ont à le faire. Les participants qui demeurent à l’extérieur peuvent être rejoint par courriel et la limite c’est à eux de communiquer avec nous s’ils ont besoin d’information supplémentaire.
4- Sondage vs covoiturage et la définition du plein air
Au début de septembre un sondage a débuté au sein des membres afin de connaître leur avis sur ces 2 sujets. Malheureusement il n’y a pas encore eu suffisamment de réponse pour qu’on puisse tirer des conclusions de cette enquête. Les décisions sont donc reportées à la prochaine réunion en janvier. D’ici là un effort sera fait pour inciter tous les membres à répondre au sondage.
5- Facebook
Il a été remarqué que des membres du club font la promotion du club sur Facebook, ce qui n’est pas mal en soit. Le problème c’est qu’il n’y a aucun contrôle actuellement sur le contenu. Il est donc décidé qu’Hors sentiers ouvre un page sur Facebook et nomme Stéphane Gaudreault comme administrateur du site. Ce dernier utilisait son site personnel pour promouvoir le club. Les membres du CA pourrons aider Stéphane et seront en mesure de contrôler le contenu.
6- Nomination des administrateurs
Carol, Louis et Martin sont reconduits dans leurs postes respectifs.
7- Calendrier hiver 2009 Responsable
Samedi 13 décembre Camp Mercier- ski de fond, raquette Martin Duval
Samedi 20 décembre Mont Ste-Anne- ski de fond, raquette Martin Duval
Samedi 20 décembre Parc des îles de Boucherville, raquette Carol Gagnon
Lundi 29 décembre Tremblant- ski alpin Marco Salvas
Les 10 et 11 janvier Parc de la Mauricie- Initiation au camping 'hiver Denis Melançon
Samedi 10 janvier Parc du Mont Orford- raquette, Carol Gagnon
Samedi 10 janvier Station touristique Duchesnay, ski de fond, Martin Duval
Du 16 au 18 janvier Chalet- mont Tremblant- ski de fond, raquette et ski alpin Carol Gagnon
Du 23 au 25 janvier Chalet-Massif du sud (ski alpin, ski de fond et raquette) Martin Duval
31 janvier et 1er février Refuge : Vallée du Bras-du-nord Denis Melançon
Samedi 31 janvier St-Adolphe d'Howard, ski de fond, raquette Carol Gagnon
Du 1 au 8 février Semaine ski alpin à Whistler (Colombie-Britanique) Stéphane Gaudreau
Du 6 au 8 février Chalet-Le massif de la Petite-Rivière-St-François-ski alpin Jocelyn Desrochers
Du 13 au 15 février Chalet-Owl'sHead, ski alpin, ski de fond, raquette Pierre Isabelle
Samedi 21 février Ste-Marguerite-du-lac-Masson, patin Carol Gagnon
Du 20 au 23 février Chalet-Val St-Côme-ski alpin, ski de fond et raquette Michel Grenier
Du 27 au 1er mars Chalet- Lac Simon, Outaouais- raquette, ski de fond Martin Racicot
Samedi 28 février Parc de la Jacques-cartier, raquette Martin Duval
Du 6 au 8 mars Tee-pee-Chûtes st-philippe, Laurentides , raquette, ski de fond Pierre Isabelle
Samedi 15 mars Whit face Mountain, ski alpin Marco Salvas
Du 20 au 22 mars Chalet-St-Donat, raquette, ski de fond, rando Carol Gagnon
Du 27 au 29 mars Chalet-Tremblant , ski alpin de printemps Marco Salvas
Le 4 avril Party fin de saison à la cabane à sucre Éthier Carol Gagnon
Du 10 au 13 avril Pâques au Mont Ste-Anne - ski alpin de printemps Martin Duval
Du 15 au 18 mai Chalet -Vallée bras-du-nord, Fête des Patriotes à Portneuf Michel Grenier
Juillet 2009 Semaine camping Baie-des-Chaleurs en Gaspésie Michel Grenier
Août 2009 Semaine camping Kamouraska et Parc du Mont Carleton, NB Denis et Carol
Des activités pourraient s’ajouter et les dates restent à confirmer. Toute personne intéressée à ajouter des activités doit communiquer avec Carol le plus tôt possible. Les organisateurs ont jusqu’au 26 OCTOBRE pour remettre le détails des activités.
Le calendrier sortira le 15 novembre prochain.
8- Varia
Afin de diminuer le temps allouer pour le concours de photo lors du souper de fin de saison, un comité de 4personnes a été mandaté de ramener à 30 le nombre de photos qui seront présentés afin de décerner les prix annuels. Il s’agit de Guibert Fortin, Marc Devedeux, Denis Giguère et Serge Côté que nous tenons à remercier pour leur implication.
Nous avons dénoté un problème au niveau des personnes qui s’inscrivent à la dernière minute. Un changement sera donc apporté pour demander aux gens de s’inscrire par téléphone lorsque l’inscription se fait 3 jours ou moins avant l’activité, sinon leur inscription n’est pas garantie. Ce sera clairement indiqué dans les modalités d’inscription et sur l’accusé réception que le site envoie lorsqu’une personne s’inscrit via le web.
Carol Gagnon
Coordonnateur
12 janvier 2008
Compte-rendu de la réunion
Le 12 janvier 2008
Présents :
Robert Asselin, Serge Béland, Steve Duchesne, Louis Falardeau, Carol Gagnon, Michel Grenier, Pierre Isabelle, Denis Melançon, Werner Riedl et Marco Salvas
1- Suivi de la dernière réunion
Un suivi des décisions prises lors de la réunion du 14 octobre est effectué.
2- États financiers au 31 décembre 2007 et suivi du budget
Carol fait la présentation des états financiers au 31 décembre 2007. Voir copie en annexe. Carol présente également le budget révisé de dépenses pour l’année 2007-2008. Voir copie en annexe.
3- Mode d’attribution des chambres en chalet
Carol fait lecture du texte figurant sur le site web du club (il est conforme à ce qui a déjà été déterminé précédemment mais avec plus de précision pour le participant). Voici le texte :
Mode d'attribution des chambres en chalet
Dans le but d'être équitable envers tous les participants voici les règles que le responsable doit suivre :
Lorsqu'il y a plusieurs chalets au même tarif, l'organisateur va s'efforcer de répartir les gens qui sont compatibles ou qui veulent être avec des gens qu'ils connaissent dans les différents chalets. Par chalet, il va ensuite répartir les lits doubles ou queen aux couples et à ceux qui se sont jumelés à l'avance et ce selon l'ordre d'inscription sur le registre. L'attribution de la chambre comme tel se fait sur place.
Par la suite, nous attribuons toujours selon l'ordre d'inscription les lits simples et les lits doubles restants selon votre choix. S'il ne reste que des lits doubles et que vous n'êtes pas jumelés, l'organisateur vous jumellera avec les personnes qui restent.
NOTE: L'attribution se fait dans les 2 semaines qui précèdent l'événement. L'organisateur va vous contacter pour finaliser le tout.
Si vous êtes jumelés pour un lit double mais que vous n'êtes pas à l'aise de dormir avec quelqu'un, vous pouvez apporter votre sac de couchage et, à la limite, un matelas de sol.
Tous sont d’accord avec le contenu.
4 Début des inscriptions (membre vs non membre)
Il est résolu qu’à l’avenir seul les membres en règle pourront s’inscrire aux activités comportant un paiement à l’avance pour la première semaine d’inscription. Est considéré membre en règle le participant qui, au moment où les inscriptions débutent, a effectué son paiement d’adhésion et a complété son formulaire.
Concrètement cela veut dire que si les inscriptions débutent un samedi à 10h, le non membre pourra s’inscrire à partir du samedi suivant à 10h. La date du début des inscriptions sera mentionnée sur le calendrier et sur notre site pour les membres et les non membres.
Il s’agit donc d’un nouveau privilège pour les membres et un incitatif de plus à le devenir.
5- Délai de 30 jours pour inscription
Il est résolu de ramener de 30 à 15 le nombre de jours pour nous faire parvenir un paiement suite à une inscription nécessitant un paiement à l’avance et ce pour éviter certains abus constatés récemment. Le nouveau règlement s’applique immédiatement.
6- Qu’est-ce qu’une activité de plein air?
Récemment des activités tel : curling, ciné conférence et pêche aux poissons des chenaux ont été mises au calendrier. Le but est de s’assurer que le club ne s’éloigne pas de son objectif principal qui est la pratique d’activités de plein air dans le respect de la nature. Le CA est donc chargé de préparer une proposition qui sera soumise à la prochaine réunion de septembre prochain en ce sens. Tous les responsables d’activités et les membres du club intéressés à donner leur opinion sur le sujet sont invités à le faire.
7- Mode d’attribution des activités aux organisateurs
L’équipe des organisateurs a pris de l’expansion tout comme le groupe (on prévoit dépasser les 200 membres d’ici la fin de saison le 31 mars prochain). Le mode d’attribution ne sera pas modifié mais s’il y a plusieurs responsables qui demande une activité semblable en même temps, il pourra, à la limite, y avoir une pige au sort.
8-Calendrier été 2008 Responsable
Les 26 et 27 avril Rando- St-Côme avec 1 coucher en refuge Denis
Dimanche 4 mai Rando- Les chutes-de-Monte-à-peine-et-des-dalles Carol
Samedi 10 mai Rando- Noonmark Mountain, Adk Carol
Samedi 10 mai Vélo- Chemin du Roy (Portneuf) Martin
Du 16 au 19 mai Québec 2008 (vélo, rando) chalet à Stoneham Martin
Du 17 au 19 mai Longue rando : les monts Bigelow, maine Guibert
Dimanche 25 mai Vélo : Circuit des ponts couverts-Vermont Carol
Samedi 31 mai Rando - Mackensie Mountain, Adk Carol
Samedi 31 mai Rando – Montagne à 2 têtes, Ste-Brigitte-de-Laval Martin
Samedi 7 juin Rando- Camel’s Hump, Vermont Carol
Dimanche 8 juin Vélo – Circuit Dunham Robert
Samedi 14 juin Rando – Sentier du Hibou Martin
Samedi 14 juin Rando ou vélo- Parc de la rivière Batiscan Serge et Pierre
Du 21 au 24 juin Camping- Parc Baxter et mont Kathadin, Maine Martin
Du 21 au 24 juin Camping- Le suroît, Montérégie Michel
Du 28 au 1 juillet Camping- Parc des Adirondacks Werner et Carol
Dimanche 29 juin Kayak ou canot- Les îles de Sorel à la rame Marco
Du 4 au 6 juillet Chalet- refuge Parc du mont Orford Pierre
Samedi 12 juillet Vélo- Montréal-St-Jean-sur-Richelieu Serge
Du 12 au 20 juillet Semaine en chalet au Témiscamingue (rando, kayak, vélo) Michel
Les 19 et 20 juillet Rando- Mts Gothics et Pyramid, Adk avec 1 coucher Werner
Dimanche 20 juillet Roller/vélo – Blainville Marco
Du 25 au 27 juillet Camping – Parc du mont Tremblant- Assomption (rando/kayak) Carol
Samedi 26 juillet Vélo- La tournée des lacs- Shawinigan Martin
Du 1 au 3 août Camping – Parc de Frontenac (rando, canot, kayak, vélo) Martin
Du 9 au 17 août Semaine de camping - Côte-nord et Mingan (kayak, rando) Martin
Dimanche 10 août Kayak-Rivière-des-Prairies Marco
Samedi 23 août Vélo- Montréal-Mont-St-Hilaire Serge
Du 22 au 24 août Chalet- St-Fortunat (équitation) Steve
Dimanche 24 août Rando – Scarface Mountain, Adk Carol
Du 30 au 1 sep Camping – Franconia Notch, New Hampshire Werner
Dimanche 31 août Vélo- les îles de Berthier Carol
Samedi 6 sep Vacant
Dimanche 7 sep Vacant
Du 12 au 14 sep Chalet –Val David (rando) Carol
Samedi 13 sep Vélo – St-Vallier-de-Bellechasse Martin
Les 20 et 21 sep Rando- Mont Mansfield, Vermont avec 1 coucher Werner
Dimanche 21 sep Vélo – Région de Rougemont Robert
Samedi 27 sep Canot- Rivière-St-Charles Martin
Dimanche 28 sep Réunion comité organisateur, calendrier hiver 2009 Carol
Samedi 4 octobre Rando- Le vieux brûlis- Parc de la Mauricie Denis
Du 10 au 13 oct Chalet des couleurs- Parc du mont Mégantic (rando) Carol
Du 9 au 13 oct Longue rando – Grand cercle Pemigewasset, New Hampshire Guibert
Samedi 18 oct Rando – Bald Peak, Adk Carol
Samedi 25 oct Parc des lacs longs et montauban Martin
Les 1 et 2 nov. Rando- Mont Gosford avec 1 coucher en refuge Denis
Samedi 8 nov Rando – sentiers Ste-Louise, St-Jean-Port-Joli Martin
Samedi 15 nov Souper fin de saison Carol
Date à confirmer Vélo 2 jours (région à confirmer) Bruno
Des activités pourraient s’ajouter et les dates restent à confirmer. Toute personne intéressée à ajouter des activités doit communiquer avec Carol le plus tôt possible. Les organisateurs ont jusqu’au 11 février pour remettre le détails des activités d’avril et mai. Un calendrier pour les mois d’avril et mai sera distribué au début de mars.
Pour les autres mois, ils ont jusqu’au 4 mars. Le calendrier pour ces activités sera distribué lors de la cabane à sucre le 12 avril et sera en ligne le lendemain.
Activités été 2009
Du 24 au 28 juin Camping- Parc du mont Carleton, Nouveau-Brunswick Carol
Du 1 au 5 juillet Camping - Battures de Kamouraska Denis
Possibilité de fusion des 2 activités en 1 semaine en ajoutant le futur parc du Témiscouta.
8- Varia
Denis Melançon annonce qu’une activité d’initiation au camping d’hiver sera ajoutée pour le week-end du 29 et 30 mars prochain. Elle sera diffusée en même temps que le lancement des inscriptions pour les activités week-end à Québec et du Témiscamingue à la fin janvier.
Des modifications au concours de photos sont demandées car la présentation lors du souper a été trop longue. Nous reviendrons sur ce sujet lors de la prochaine réunion.
Carol Gagnon
Coordonnateur
14 octobre 2007
Compte-rendu de la réunion
Le 14 octobre 2007
Présents :
Robert Asselin, Norbert Boudreau, Steve Duchesne, Louis Falardeau, Carol Gagnon, Michel Grenier, Pierre Isabelle, Denis Melançon et Marco Salvas
1- Suivi de la dernière réunion
Un suivi des décisions prisent lors de la réunion du 13janvier est effectué.
2- États financiers au 31 mars 2007, 30 septembre et suivi du budget
Carol fait la présentation des états financiers au 31 mars 2007. Proposés par Robert Asselin et appuyé par Louis Falardeau, ils sont adoptés. Voir copie en annexe. Carol présente également des états financiers intérimaires au 30 septembre et le budget révisé de dépenses pour l’année 2007-2008. Voir copie en annexe.
3- Comptes-rendus des activités
Louis Falardeau fait une présentation de ce qu’il aimerait recevoir comme compte-rendu à l’avenir pour les activités car il reçoit des versions de rapports difficiles à suivre.
4 Tarification pour camping
Carol soulève le problème de la fixation des tarifs pour les week-end camping car la tarification des propriétaires de camping varie énormément et il devient donc difficile de fixer des tarifs pour nos membres. Il est résolu qu’à l’avenir nous demanderons un dépôt plutôt qu’un coût fixe. Nous indiquerons aussi pour combien de personne le tarif est fixé. Dans les modalités d’inscriptions nous préciserons davantage afin de bien informer le membre
5- Sans trace
Martin Duval a proposé récemment que le club adopte le code d’éthique « Sans trace » de l’écotouriste. Carol fait la présentation de ce code qui est suivi par plusieurs clubs et organismes de plein air. En gros ce code vise à protéger l’environnement en encourageant le respect de la nature par de petits gestes lors de nos activités de plein air. Il est donc résolu qu’Hors sentiers appuis ce code. Nous mettrons un lien sur notre site internet et une rubrique à ce nom. Il est bien entendu qu’on ne jouera pas à la police. L’idée est de sensibiliser nos membres à un comportement responsable lorsqu’on est dans la nature. Cela répond d’ailleurs aux objectifs du club.
6- Nomination des administrateurs
Carol, Louis et Martin sont reconduits dans leurs postes respectifs.
7- Consignes du participant en hébergement
Carol propose qu’on adopte un code pour assurer le bien-être de tous les participants lors d’activité avec hébergement. Les nouveaux participants ne connaissent pas nos règles et les autres ont souvent besoin de se les faire rappeler.
Consignes au participant lors d’activité avec hébergement
Afin d’assurer le respect et le bien-être des participants et de remettre le chalet dans le même état que lors de sa prise de possession voici les consignes à respecter :
1. Tu attends que le responsable de l’activité t’assigne ta chambre (ton site, en camping) avant de t’y installer;
2. Afin de maximiser l’espace disponible dans le ou les réfrigérateur(s) et le garde-manger, tu apportes seulement ce qui est nécessaire pour la durée du séjour;
3. Tu t’assures de garder les espaces du chalet propres en ramassant ce que tu utilises, en nettoyant la vaisselle utilisée au fur et à mesure ou, selon le cas, en mettant ta vaisselle salle dans le lave-vaisselle et tu recycles lorsque les installations le permettent;
4. Afin que tous puissent prendre une douche chaude, tu minimises l’utilisation de l’eau chaude en utilisant la douche pour une durée raisonnable;
5. Tu n’hésites pas à faire ta part dans les corvées tout au cours du week-end et le jour du départ (passer l’aspirateur ou le balai, vider le lave-vaisselle, le réfrigérateur et les poubelles, etc.);
6. Tu n’amènes aucun invité au chalet, sauf pour la période de l’apéritif. Exceptionnellement, et avec l’approbation de tous les participants au chalet, il pourrait rester à souper, mais jamais pour coucher;
7. Tu respectes les couvre-feux, lorsque cela s’applique;
8. Enfin, il est interdit de fumer dans tous les lieux d’hébergement.
Le code est adopté, il sera mis en évidence sur notre site Internet et les responsables des activités week-end devront joindre le lien ou un fichier contenant ce code lorsqu’il donnera les instructions finales pour chaque week-end.
8- Dépôt
Michel amène comme idée de demander un dépôt remboursable aux participants pour certaines activités comportant des risques financiers. Il rappelle la saga des crevaisons survenues lors du voyage à Anticosti. Après discussion, il est résolu de ne pas demander de tel dépôt en raison de l’administration complexe que cela comporterait. De plus, Carol mentionne qu’Hors sentiers n’assumera plus ce genre de risque. À l’avenir, pour ce genre de voyage, les participants devront réserver eux-mêmes leur billets d’avion et location d’autos avec les risques habituelles que cela comporte.
Il est plutôt demandé aux organisateurs d’aviser le plus tôt possible, et avant l’inscription, du risque d’avoir à débourser un montant additionnel si, par exemple, le vendeur de forfait nous exige d’assumer des risques qui nous amèneraient à payer pour des bris par exemple.
8-Carte réseau de la SEPAQ vs camping
Il est soulevé que certains membres possède une carte réseau leur permettant d’avoir accès aux parcs sans payer le 3,50$ par jour. Par contre, lorsque l’on fixe le tarif camping nous incluons et payons ces frais pour éviter que les membres aient à débourser des montants additionnels. Ainsi le participant perd son rabais.
Il est résolu d’ajouter une question sur le formulaire d’inscription aux activités afin que le membre nous mentionne qu’il a cette carte, ainsi on pourra lui faire bénéficier du rabais en payant moins cher pour participer à l’activité. Il aura à présenter sa carte à l’entrée du parc.
8-Calendrier hiver 2008 Responsable
Samedi 15 décembre Le refuge-Stoneham (ski de fond) Martin
Dimanche 16 décembre Grands explorateurs-Les grands parcs de l'ouest américain Carol
Samedi 22 décembre Parc d'Oka (ski de fond) Carol
Du 11 au 13 janvier Parc du mont Tremblant, Lac Supérieur (ski de fond et raquette)Carol
Du 18 au 20 janvier Mont Ste-Anne (ski alpin) Martin
Samedi 19 janvier Rivière l'Assomption-Joliette (patin) Steve
Du 25 au 27 janvier Parc de la Gatineau (ski de fond) Bruno
Samedi 2 février Ste-Marguerite-du-lac-Masson (patin) Pierre
Samedi 2 février Parc de la Jacques-Cartier (raquette) Martin
Le 9 et 10 février Canal Rideau- Ottawa (patin) Steve
Dimanche 10 février Mont Ham (raquette) Denis
Du 15 au 18 février Mont Adstock, Thedford Mines (ski alpin, ski de fond,raquette)Michel
Du 22 au 24 février Camp Mercier, Parc des Laurentides (ski de fond et raquette) Martin
Du 7 au 9 mars Tee-pee- Chutes st-Philippe (ski de fond, raquette et spa) Pierre
Samedi 1 mars Parc récréoforestier st-Mathieu-du-parc (raquette) Denis
Samedi 8 mars Massif de rivière-st-françois (ski alpin) Martin
Dimanche 9 mars Parc du mont Orford (raquette) Carol
Dimanche 9 mars Spa -Bolton (après Orford) Robert-Norbert
Du 14 au 16 mars Forêt ouareau (raquette, ski de fond) Carol
Du 21 au 24 mars Le Valinouet, Mont Valin au Saguenay (ski alpin, de fond, raquette)Michel
Samedi 12 avril Cabane à sucre et lancement calendrier estival 2008 Carol
Du 16 au 19 mai Québec 2008 (vélo, rando0 Martin
Des activités pourraient s’ajouter et les dates restent à confirmer.
Le calendrier sortira le 3 novembre prochain.
8- Varia
Petit changement au concours de photos lors du souper fin de saison le 3 novembre prochain.
D’abord il y aura maintenant 3 catégories de photos : Paysage, Gens et Nature.
Pour chaque catégorie un prix de même valeur sera octroyé. De plus, afin d’être équitable, un participant ne pourra gagner qu’un seul prix.
Carol Gagnon
Coordonnateur
13 janvier 2007
Compte-rendu de la réunion
Le 13 janvier 2007
Présents :
Robert Asselin, Serge Béland, Louis Falardeau, Carol Gagnon, Michel Grenier, Pierre Isabelle, Denis Melançon, Werner Reidl et Marco Salvas
Membres absents :
Yvon Daigneault, Martin Duval, Guibert Fortin et Bruno Leclerc
1- Suivi de la dernière réunion
Carol souhaite la bienvenue à Werner et Marco, 2 nouveaux organisateurs.
Un suivi des décisions prisent lors de la réunion du 30 septembre est effectué.
2- États financiers au 31 décembre 2006 et suivi du budget
Carol fait la présentation des états financiers intérimaires au 31 décembre 2006. Voir copie en annexe. Carol présente également un budget révisé de dépenses pour l’année 2006-2007. Voir copie en annexe. L’analyse de ce dernier permet de constater que nous terminerons l’année en respectant ce dernier.
3- Lieu de départ des excursions d’une journée
Il est convenue que le lieu de départ peut être ailleurs qu’une station de métro, mais dans le cas où le lieu n’est pas accessible facilement via le transport en commun, le responsable doit comme pour les activités week-end organiser le covoiturage entre les participants pour qu’ils soient en mesure de se rendre au lieu du rendez-vous.
4- Fixation du moment du début des inscriptions
Il est convenu qu’à l’avenir le moment sera fixé autant que possible durant un week-end et en avant-midi, et ce afin de permettre à tous de s’inscrire à un moment plus propice qu’à minuit un lundi soir.
5- Respect de la date limite d’inscription
Auparavant nous donnions 10 jours au participant pour faire parvenir le paiement pour valider son inscription aux activités nécessitant un paiement à l’avance. Il y a eu des situations incontrôlables comme des lettres mal adressées, de pertes d’envoie, etc. qui nous ont forcé à être tolérant sur le délai. À l’avenir le délai passera à 30 jours mais aucun délai additionnel ne sera accordé. Si le chèque n’est pas entré 30 jours après, l’inscription sera annulée. Le délai de 30 jours ne sera pas appliqué si l’activité a lieu dans moins de 30 jours. Il faudra alors un paiement rapide.
6- Acceptation de chèques post-datés
À l’avenir il sera permis, aux membres seulement, et avec l’approbation du trésorier, de nous faire parvenir plusieurs chèques post-datés, plutôt qu’un seul chèque pour payer plusieurs activités à la fois. Les chèques devront toutefois être datés d’au plus tard la date limite d’inscription indiquée au calendrier.
7- Que faire en cas d’erreur
Il est convenu que si une erreur de notre part se produit dans les inscriptions nous devons faire comme s’il n’y avait pas eu d’erreur et ainsi ramener les inscriptions tel qu’elles auraient dû être faites.
8-Calendrier 2007
sam 21 avril Rando : retour des oies blanches, Baie du Fèbvre, Carol
dim 29 avril Rando : sentier du sommet et chute Archambeault, Carol
sam 5 mai Rando : Cap Tourmente, Martin
dim 13 mai Vélo et/ou rollerblade : Cornwall à Upper Canada village, Carol et Marco
du 19 au 27 mai Camping et rando : Great smoky mountain, NC, Michel
sam 26 mai Vélo : chemin du roy, Portneuf, Martin
sam 2 juin Rando : Cascades mountain, adk, Werner
Dim 3 juin Vélo : Sorel à St-Ours, Robert
Du 8 au 10 juin Chalet, rando et vélo refuge : Orford, Pierre
sam 9 juin Rando : sentier Mestachibo, Martin
dim 17 juin Kayak- îles de Sorel, Michel
Du 22 au 25 juin Camping et rando : Catskill park, NY, Carol
Du 29 au 2 juillet Camping, rando, vélo et canot : Vallée du bras du nord, Martin
sam 7 juillet Vélo : Mtl-St-jean-sur-Richelieu, Serge
Du 14 au 22 juillet Chalet ou camping et rando, vélo : Parc de l'île d'Anticosti, Michel
du 27 au 29 juillet Camping, canot ou kayak et vélo : parc de Plaisance, Robert
sam 4 aout Vélo en Montérégie, Serge
dim 5 août Épluchette du Président, Carol
du 10 au 12 août Camping et kayak, Lac Mégantic, Denis
sam 11 août Vélo : la tournée des lacs, Mauricie, Martin
du 17 au 19 août Camping et rando et canot : Milby (mont Pinacle et lac Lyster), Michel
dim 19 août Vélo Ste-Mélanie, Lanaudière, Robert
du 24 au 26 aout Camping et rando : Réserve de la Mastigouche, Martin
du 31 au 3 sep Canot-camping : réserve de la Vérendrye, Marco
du 7 au 9 sep Chalet et rando, canot : parc de la Mauricie, Pierre
dim 16 sep Vélo : sentier récréatif de Alfred à Bourget, Ontario, Carol
sam 22 sep Rando : Pourvoirie Daaquam - Chaudière Appalaches, Martin
dim 23 sep Rando : Mt Hurricane, adk, Carol
sam 29 sep Réunion du comité : calendrier hiver 2008, Carol
dim 30 sep Rando : forêt Ouareau, Grande vallée, Werner
du 5 au 8 oct Chalet et rando : Charlevoix (Les florents et les caps ouest), Carol
sam 10 nov Party fin de saison, Carol
date à déterminer Vélo : Île aux Grues, Martin
date à déterminer Mont Gothics, adk 1 coucher en chalet, Werner
date à déterminer Rando : Les Monts Gothics, Basin, Little Haystack et Haystack, Yvon
date à déterminer Vélo : Train du nord avec 1 coucher en camping, Bruno
Des activités pourraient s’ajouter et les dates restent à confirmer. Toute personne intéressée à ajouter des activités doit communiquer avec Carol le plus tôt possible. Les organisateurs ont jusqu’au 18 février pour remettre le détails des activités d’avril et mai. Un calendrier pour les mois d’avril et mai sera distribué au début de mars.
Pour les autres mois, ils ont jusqu’au 18 mars. Le calendrier pour ces activités sera distribué lors de la cabane à sucre le 14 avril et sera en ligne le lendemain.
8- Varia
Les formulaires pour soumettre une activité ont été révisés et sont maintenant disponible à la page d’accueil de notre site. Carol incite tous les organisateurs à les utiliser pour soumettre les activités du prochain calendrier. Ils permettent de ne rien oublier.
Ainsi il sera maintenant possible à quiconque veut ajouter une activité au calendrier de le faire à tout moment.
Carol Gagnon
Coordonnateur
30 septembre 2006
Compte-rendu de la réunion
Le 30 septembre 2006
Présents :
Robert Asselin, Serge Béland , Louis Falardeau, Carol Gagnon, Michel Grenier, Pierre Isabelle,
Membres absents :
Martin Duval, Guibert Fortin, Stéphane Gervais et Bruno Leclerc,
1- Suivi de la dernière réunion
Un suivi des décisions prisent lors de la réunion du 28 janvier est effectué.
2- Règlement pour les inscriptions aux activités
Une précision est discutée concernant les personnes inscrites qui ne paient pas dans les 10 jours suivant l’inscription pour les activités qui le nécessitent. Ce sera tolérance zéro pour cela. Ce qui veut dire que dès que le 10ème jour après l’inscription sera écoulé sans avoir reçu de paiement, la personne sera avisée via courriel ou téléphone que son inscription n’est plus valide et qu’elle devra se réinscrire si elle est toujours intéressé par l’activité.
3- États financiers au 31 mars 2006, au 30 septembre 2006 et budget
Carol fait la présentation des états financiers au 31 mars 2006. Ils sont adoptés. De plus des états financiers intérimaires sont également présentés. Voir copie en annexe. Carol présente également un budget révisé de dépenses pour l’année 2006-2007.
4- Location de chambre lors de chalet
Nous ne pouvons pas permettre à un membre de réserver une chambre avec un lit double pour lui seul même s’il offre de payer le double. C’est seulement dans certaines situations où le chalet n’est pas loué au complet que nous pourrons l’envisager.
5 Party de fin de saison et porte ouverte
Il est convenu qu’à l’avenir l’activité « cabane à sucre » sera une journée porte ouverte. Ce qui signifie que le même prix sera chargé aux membres et aux non membres. Le but étant de faire la promotion de nos activités puisque nous y lançons notre calendrier. Nous ferons de même pour une activité de début de saison en avril ou mai et en début de saison hiver. Pour ce qui est du party de novembre, nous gardons le statut quo pour le moment. Lors du prochain party le 11 novembre prochain il est prévu que le non membre paie 5$ de plus que les membres. Ils bénéficieront donc du rabais accordé sur le repas. En janvier nous nous pencherons de nouveau sur le sujet.
6- Section Jeunesse et Québec
Suite au déménagement de Martin Duval à Québec, nous avons décidé d’offrir des activités en partance de Québec et d’ainsi ouvrir une section Québec de notre club. Nous avons fait paraître des communiqués dans RG et Fugues afin de publiciser le tout et pour essayer de trouver des personnes intéressées à épauler Martin dans ce projet. Aussi nous ouvrirons un calendrier Québec sur notre site Internet qui inclura nos activités week-end déjà accessible à quiconque au Québec.
En ce qui concerne la section Jeunesse, nous allons faire la même chose puisque quelques jeunes se sont montrés intéressés. Le tout dans le but de faire démarrer le groupe plutôt que d’attendre qu’un nombre suffisant de jeunes se réunisse pour partir le groupe.
7- Nomination des administrateurs
Carol, Louis et Martin sont reconduits dans leurs postes respectifs. Martin sera en mesure d’effectuer sa tâche de Québec puisque tout est sur Internet. De plus, Martin aura la responsabilité de la section Québec.
8- Calendrier hiver 2007 Responsable
Samedi 16 décembre Ski de fond : St-Tite-des-Caps (de Québec) Martin Duval
Samedi 16 décembre Ski de fond : Parc d’Oka Carol Gagnon
Samedi 6 janvier Raquette : Les montagnes noires, Montebello Michel Grenier
Dimanche 7 janvier Arbraska à Rawdon Robert Asselin
Du 12 au 14 janvier Chalet : Tremblant : ski de fond, alpin et raquette Carol Gagnon
Dimanche 21 janvier Raquette : Parc du mont Orford Pierre Isabelle
Du 26 au 29 janvier Chalet : Stoneham : ski alpin Michel Grenier
Du 2 au 4 février Chalet : Owl’s Head : ski alpin, de fond, raquette Pierre Isabelle Du 9 au 11 février Chalet : Parc de la Mauricie : ski de fond Bruno Leclerc
Dimanche 11 février Ski de fond : Parc du mont St-Bruno Carol Gagnon
Du 16 au 18 février Chalet : Massif du sud : ski alpin, de fond, raquette Martin Duval
Samedi 24 février Ski de fond : Far Hills : Val David Serge Béland
Dimanche 25 février Super glissade St-Jean-de-Matha : + ski de fond, raquette Robert Asselin
Samedi 3 mars Raquette : Parc de la Jacques-Cartier (de Québec) Martin Duval
Samedi 3 mars Raquette pleine lune : St-Adolphe d’Howard Louis Falardeau
Du 9 au 11 mars Tee-pee : Chûtes-St-Philippe : ski de fond, raquette Pierre Isabelle
Du 16 au 19 mars Chalet : Anse-St-Jean (mont Édouard): ski alpin Michel Grenier
Dimanche 25 mars Raquette ou rando : Parc Rivière-du-nord, St-Jérome Carol Gagnon
Samedi 14 avril Party fin de saison à la cabane à sucre Éthier Carol Gagnon
Date à confirmer Ski alpin, lieu à confirmer Stéphane Gervais
Des activités pourraient s’ajouter et les dates restent à confirmer pour toutes les activités.
Toute personne intéressée à ajouter des activités doit communiquer avec Carol le plus tôt possible. Les organisateurs ont jusqu’au 22 octobre pour remettre le détails des activités. Le calendrier sera distribué lors du party fin de saison le 11 novembre et sera en ligne le lendemain.
8- Varia
Nous demandons aux responsables d’activités de prévoir à l’avance au calendrier les soupers d’après activités, s’il y a lieu. Cela dans le but de respecter le retour à Montréal qui doit être en fin d’après-midi. Cela ne s’applique pas si l’arrêt est pour une bière ou un café qui ne prends généralement pas trop de temps.
Carol Gagnon
Coordonnateur
28 janvier 2006
Compte-rendu de la réunion
Le 28 janvier 2006
Présents :
Robert Asselin, Daniel Balthazard, Martin Duval, Louis Falardeau, Carol Gagnon, Michel Grenier, Pierre Isabelle et Denis Melançon
Absents :
Serge Béland, Yvon Daigneault, Guibert Fortin, François Huppé et Bruno Leclerc.
1- Suivi de la dernière réunion
Un suivi des décisions prisent lors de la réunion du 1er octobre est effectué.
Les listes d’équipements sont maintenant sur Internet.
2- Covoiturage
Le CA a examiné la méthode de calcul pour qu’elle soit plus représentative du nombre de personne dans chaque auto lors des différentes activités. Ainsi à l‘avenir il sera calculé sur une base de 2 personnes par auto, incluant le conducteur, pour les activités comportant de l‘hébergement, ce qui est plus représentatif de la situation réelle. Si une troisième personne s’ajoute il faudra que le responsable recalcule le covoiturage en multipliant le montant indiqué par 2 et le divisé par 3. Pour les activités sans hébergement le calcul sera fait sur une base de 4 personnes comme avant sauf pour le vélo qui le sera lui aussi sur une base de 2.
3- Nouveau règlement pour les inscriptions aux activités
Le CO adopte la nouvelle méthode utilisée plus équitable pour tous.
C’est donc dire que pour toutes les activités comportant des paiements à l’avance avec places limitées une date de début d’inscription sera fixée à l’avance, ceci permettant à tous les membres de prendre connaissance à l’avance des activités avant que ne débute les inscriptions. À partir de cette date les premiers inscrits par le formulaire sur notre site Web ou par téléphone seront inscrits les premiers. Par la suite ils auront 10 jours pour envoyer les montants exigés sinon ils perdront leur place et devront se réinscrire.
4- États financiers au 31 janvier 2006 et budget
Carol fait la présentation des états financiers intérimaires au 31 janvier 2006. Carol présente également un budget de dépenses pour l’année 2006-2007.
Au lieu de prévoir des montants pour des activités précises (compliqué à appliquer), il est décidé qu’à partir d’avril les membres ne paieront plus les frais d’entrée dans les parcs nationaux et privés et certains frais de stationnement dans les endroits d’activités du club. Le responsable de l’activité paiera les montants demandés à la guérite et se fera remboursé par le trésorier sur présentation d’une facture.
De plus, nous continuerons notre politique de prévoir un montant discrétionnaire raisonnable pour l’organisateur d’une activité week-end pour défrayer le bois (camping) ou autres déboursés lors de week-end chalet, incluant les frais d’entrée dans les parcs, ce montant ne devrait pas dépassé 30$ par activité.
Ainsi nous aurons un nouvel avantage à offrir aux détenteurs de la carte de membre.
Il est de la responsabilité du trésorier de déterminer à l’avance les activités où de tels rabais s’appliqueront si ce n’est pas un droit d’entrée dans un parc national.
5- Petites annonces sur le site Web
Il est résolu d’ouvrir une page sur notre site pour donner la possibilité aux membres de faire des petites annonces. Il est bien entendu qu’aucune annonce de nature commerciale ne sera publiée.
Par exemple il sera possible d’annoncer des sorties culturelles qu’une personne veut organiser à l’extérieur de nos activités, de trouver un colocataire, chercher ou louer un appartement, vendre des articles, etc ….Les personnes intéressées devront envoyer un courriel à notre webmestre qui se chargera de les mettre sur le site. Hors sentiers ne servira pas d’intermédiaire entre les personnes, les personnes intéressées par une annonce devront donc communiquer directement avec l’annonceur.
6- Concours de photos
Nous avons annoncé lors du party fin de saison de novembre que nous lançons un concours de photos. L’idée est d’inciter les personnes qui prennent des photos lors de nos activités à nous les faire parvenir. Pour simplifier le tout, toute personne pourra nous faire parvenir ses photos et lors du souper fin de saison de novembre les membres présents voteront pour les plus belles. Trois prix seront remis aux détenteurs.
7- Calendrier 2006
Dimanche 23 avril Rando marais Cooper et Gray’s creek, Ontario Carol Gagnon
Samedi 29 avril Rando : Parc des chutes à Bull, St-Côme Carol Gagnon
Dimanche 7 mai Rando : Sentier de la Matawinie, Lanaudière
Dimanche 14 mai Rando : Catamount, Adirondacks Carol Gagnon
Du 19 au 22 mai Chalet : Chutes Coulonge, Pontiac : vélo, canot Michel Grenier
Dimanche 28 mai Vélo : la route des vins en Estrie Carol Gagnon
Dimanche 4 juin Vélo : Hatley à Way Mills, Estrie Robert Asselin
Samedi 10 juin Rando : Mont Pitchoff, Adirondacks Martin Duval
Samedi 17 juin Vélo : 100 km en Montérégie Bruno Leclerc
Du 22 au 25 juin Longue rando : Les présidentielles, NH Guibert Fortin
Du 23 au 26 juin Camping Cathedral Pines ; rando : Sugarloaf, Maine Carol Gagnon
Mardi 27 juin Initiation au kayak de mer Daniel Balthazard
Du 29 au 2 juillet Camping Passaconway ; rando (8 sommets), NH Guibert Fortin
Du 30 au 2 juillet Canot/kayak-camping ; Parc de la Vérendrye Daniel Balthazard
Du 7 au 9 juillet Chalet île d’Orléans : vélo tour de l’île Pierre Isabelle
Samedi 15 juillet Rando : Mont Colden, Adirondacks Serge Béland
Du 16 au 23 juillet Voyage camping : Grands jardins et Hautes-Gorges Carol Gagnon
Dimanche 30 juillet Vélo : la rivière Richelieu Pierre Isabelle
Du 4 au 6 août Camping : Mont Ste-Anne : rando Michel Grenier
Du 6 au 13 août Voyage longue rando : Bigelow à Baxter, Maine Guibert Fortin
Du 11 au 13 août Canot-camping : parc de la Mauricie Denis Melançon
Du 18 au 20 août Camping : Massif du sud, Appalaches Louis Falardeau
Du 25 au 27 août Longue rando : mont Gosford et Mégantic Guibert Fortin
Dimanche 27 août Vélo : Sorel à St-Ours Robert Asselin
Du 1 au 4 septembre Longue rando : Section du Long trail, Vermont Guibert Fortin
Du 1 au 4 septembre Camping parc du Bic : kayak, vélo, rando Daniel Balthazard
Dim. 10 septembre Rando : Mont Ham Denis Melançon
Dim. 17 septembre Vélo : Au pays de la pomme, St-Antoine-Abbé Robert Asselin
Sam. 23 septembre Rando : Hurricane Mountain, Adirondacks Carol Gagnon
Samedi 30 septembre Réunion comité organisateur pour calendrier hiver 2007 Carol Gagnon
Dimanche 1 octobre Rando : Camel’s Hump, Vermont Carol Gagnon
Du 6 au 9 octobre Longue rando : Saddleback à Croker, Maine Guibert Fortin
Du 6 au 9 octobre Chalet des couleurs : rando, à St-Donat Carol Gagnon
Dimanche 15 octobre Rando : Mont Hopkins, Adirondacks Carol Gagnon
Samedi 18 novembre Party fin de saison
Des activités pourraient s’ajouter et les dates restent à confirmer pour toutes les activités.
Toute personne intéressée à ajouter des activités doit communiquer avec Carol le plus tôt possible. Les organisateurs ont jusqu’au 26 février pour remettre le détails des activités. Le calendrier sera distribué lors du souper à la cabane à sucre le 25 mars et sera en ligne le lendemain.
8- Varia
Considérant qu’il y a eu affluence cet hiver pour les chalets les organisateurs sont avisés que nous augmenterons le nombre de ces fins de semaines, il est déjà temps de faire des réservations.
Martin Duval nous annonce qu’il déménage à Québec en juillet prochain, il faudra donc prévoir lui trouver un remplaçant à titre de responsable des inscriptions. Carol en profite pour le remercier pour les généreux services rendus.
Carol Gagnon
Coordonnateur
1 octobre 2005
Réunion du Comité organisateur
Le 1 octobre 2005
1- Suivi de la dernière réunion
Un suivi des décisions prisent lors de la réunion du 15 janvier est effectué.
Les listes d’équipements ne sont toujours pas sur Internet, Carol fait son mea-culpa mais Martin mentionne qu’il a effectué des mises à jour à ces listes qu’il enverra à Carol bientôt. Carol mentionne qu’il a toutefois continué à améliorer le site et plus particulièrement la page d’accueil et les photos. Notre site est le plus consulté d’ALGI.
Les éléments suivants sont complétés :
A- Cours de premiers soins
B- 4 trousses de sécurité ont été achetés et sont en circulation pour les activités (Carol, Robert, Martin et Yvon).
2- Covoiturage
Carol rappel d’abord que Hors sentiers ne fait pas un cent avec le covoiturage et qu’il faut que la formule de calcul demeure simple. Avec les augmentations récentes des coûts de l’essence on nous interroge sur les montants calculés. Louis nous fait part des études faites par le CAA concernant l’évolution des coûts des frais de fonctionnement des véhicules dans les dernières années. Carol fait part de test qu’il a lui-même fait avec son véhicule. La conclusion de ces tests est que pour augmenter le tarif d’un cent du kilomètre il faut une augmentation d’environ 30 cents du litre d’essence.
Il est donc résolu d’utiliser la tarification gouvernementale en vigueur au moment de l’établissement du calendrier et de ne modifier les montants seulement s’il y a une augmentation ou une diminution de plus de 30 cents du litre d’essence. Le CA est également chargé de réexaminer la méthode de calcul pour qu’elle soit plus représentative du nombre de personnes dans chaque auto lors des différentes activités.
3- États financiers
Carol fait la présentation des états financiers au 31 mars 2005. Ils sont adoptés. Carol présente également des états financiers intérimaires au 30 septembre 2005. Voir plus bas.
Carol mentionne que contrairement à ce qui avait été décidé lors de la dernière réunion, aucun budget n’a été attribué pour les activités de l’été passé car notre fond de roulement était encore insuffisant. Pour compenser, le club paiera le vin (2 litres par table de 8) lors du souper de fin de saison du 19 novembre.
Dans le même ordre d’idée, un budget de dépenses sera à l‘avenir préparés et présentés lors de la réunion de janvier pour adoption. Ainsi nous aurons un meilleur contrôle de nos entrées et sorties de fonds. Cela ne changera pas notre politique de prévoir un montant discrétionnaire raisonnable pour l’organisateur d’une activité week-end pour défrayer le bois (camping) ou autres déboursés pour le groupe présent.
Louis rappel aux organisateurs que pour se faire rembourser des dépenses il faut généralement son approbation et des pièces justificatives, sans quoi elles ne seront pas remboursées.
4- Renouvellement du membership
Il est résolu de généraliser à l’ensemble des membres la politique qui permet à un nouveau membre qui le devient après le 31 août de garder ce statut jusqu’au 31 mars de la 2ème année suivante plutôt que le 31 mars de l’année suivante. Cela dans le but d’être plus équitable et d’encourager les anciens membres à renouveler leur carte plutôt que de payer 5$ par activité. Un courriel sera envoyé à tous les anciens membres (il y en a 96 actuellement) afin de les informer de ce changement et leur offrir la possibilité de renouveler leur membership. La politique est rétroactive au 1er septembre 2005 et inclus donc les participants depuis cette date.
5- Politique de remboursement
Au cours des derniers mois nous avons effectué plusieurs remboursements à des participants pour des activités. Une modification à notre réglementation est donc effectuée pour éviter les abus.
Il est résolu qu’aucun remboursement ne sera effectué pour une personne qui désire annuler sa participation à une activité à moins qu’elle ne soit remplacée. Comme avant, nous tiendrons des listes d’attente pour chacune des activités.
Dans de rares exceptions nous rembourserons des participants pour des raisons humanitaires (maladie grave, décès d’un proche, blessure…). La décision de rembourser dans ces cas sera à la discrétion du CA.
6- No de téléphone (courriel) des organisateurs sur calendrier
Pour donner un meilleur service aux participants pour les activités week-end, le calendrier mentionnera le no de téléphone de l’organisateur ou courriel pour information (si ce dernier est d’accord). Ainsi le participant pourra avoir un contact plus direct et obtenir toutes les infos pour l’activité. Il est bien entendu que les paiements pour inscription continueront de se faire comme avant par la poste. Si le responsable accepte des inscriptions il devra les communiquer à Martin Duval le plus rapidement possible.
7. Nomination des administrateurs
Carol Gagnon: coordonnateur; Louis Falardeau: trésorier et Martin Duval: responsable des inscriptions sont réélus à leur poste respectif pour la prochaine année.
8- Calendrier hiver 2006 Responsable
Samedi 17 décembre Ski de fond –Forêt Ouareau Martin Duval
Dimanche 8 janvier Raquette –Mont St-Hilaire Carol Gagnon
Du 14 au 15 janvier Chalet (ski et raquette) –Parc mont Mégantic Bruno Leclerc
Samedi 21 janvier Ski alpin- Mont Sutton Martin Duval
Du 27 au 29 janvier Chalet (ski et raquette)- Tremblant Carol Gagnon
Jeudi 2 février Ski de fond de soirée- Parc d’Oka Martin Duval
Samedi 4 février Pëche blanche- lieu à confirmer Michel Grenier
Dimanche 5 février Patin - Ste-Marguerite-du-lac-Masson Carol Gagnon
Du 10 au 12 février Chalet (raquette) sentier du ruisseau-Magog Pierre Isabelle
Dimanche 18 février Super glissade de St-Jean-de-Matha Robert Asselin
Du 24 au 26 février Chalet (ski alpin)- Massif du sud -Appalaches Michel Grenier
Dimanche 5 mars Raquette- Mont Kaikop Carol Gagnon
Du 10 au 13 mars Tee-pee-(raquette,ski de fond) Chutes St-Philippe Pierre Isabelle
Du 17 au 19 mars Chalet (ski alpin) Petite-Rivière St-François François Huppé
25 mars Souper à la cabane à sucre Éthier Carol Gagnon
Des activités pourraient s’ajouter et les dates restent à confirmer pour toutes les activités.
Toute personne intéressée à ajouter des activités doit communiquer avec Carol le plus tôt possible. Les organisateurs ont jusqu’au 30 octobre pour remettre les détails des activités. Le calendrier sera distribué lors du souper du 19 novembre et sera en ligne le lendemain.
9- Date de la prochaine réunion
La réunion aura lieu lors du week-end chalet du 27 au 29 janvier 2006 pour établir le calendrier d’été.
ÉTATS FINANCIERS
Du 1 avril 2004 au 31 mars 2005
RECETTES
| Adhésion (114 membres) | 1 696$ |
| Frais de participation | 220$ |
| Total recettes | 1 916$ |
DÉBOURSÉS
| camps Mercier | (52,34) |
| vélo train du nord | (4,34) |
| camping Franconia | (30,93) |
| camping la Diable | 103,55 |
| camping Batiscan | 17 |
| vélo St-Jean Port-Joli | 2,99 |
| camping Papineau | 5 |
| camping Parc Saguenay | 16,04 |
| chalet Val-David | 31,13 |
| Party fin saison (novembre) | 384,65 |
| chalet Tremblant | 10 |
| Total activités | 482,75 |
AUTRES DÉBOURSÉS
| Affiliation | 150 |
| Photocopie | 283,86 |
| Frais d'envoie | 5,63 |
| Comité organisateur | 296,22 |
| Frais banque | 46,81 |
| Divers | 133,86 |
| Total déboursés | 1 399,13 |
| SURPLUS DE L'ANNÉE | 516,87 |
BILAN
ACTIF
|
|
| Caisse | 975,32$ |
| Caisse pop | 5 |
| Frais d'incorporation | 145 |
| Compte à recevoir | 455 |
| Dépenses payés d'avances | 815 |
| TOTAL ACTIF | 2395,32 |
PASSIF
| Compte à payer | 915 |
| Revenu perçu d'avance | 60 |
| TOTAL PASSIF | 1 005 |
| SURPLUS 31/3/2004 | 903,45 |
| SURPLUS 2004-2005 | 516,87 |
| SURPLUS TOTAL | 1420,32 |
| TOTAL PASSIF + SURPLUS | 2395,32 |
Carol Gagnon
Coordonnateur
15 janvier 2005
Réunion du Comité organisateur
Le 15 janvier 2005
1- Suivi de la dernière réunion
Un suivi des décisions prisent lors de la réunion du 25 septembre est effectué.
Les listes d’équipements seront bientôt sur Internet, Carol s’en charge et ils feront l’objet d‘un prochain bulletin I.
Les éléments suivants sont à venir :
A- Cours de premier soin aura lieu en avril
B- Les trousses de sécurité seront prêts lors de l’activité premiers soins
2- Notre cotisation à Equipe-Montréal
Nous sommes membres affiliés à E-M au coût de 100$ par an tant que notre membership est inférieur à 100 membres. Le système d’É-M prévoit que dès que nous dépassons 100 on devrait payer 200$ soit 2$ par membre. Nous nous opposons donc à ce système et maintenons notre décision de contribuer pas plus de 1$ par membre. Nous allons donc allouer que 100 cartes par année à nos 100 premières personnes qui deviennent membres ou qui renouvellent leur carte à partir du 1 avril de chaque année.
3- États financiers au 31 décembre 2004
Carol fait la présentation des états financiers du 1 avril 2004 au 31 décembre 2004. Voir copie en annexe.
4- Signataires du compte à la Caisse Populaire
Il est résolu de nommer comme signataires des transactions Carol Gagnon (président), Louis Falardeau (trésorier) et Martin Duval (secrétaire) suite au retrait de Yvon Daigneault du Conseil d’administration .
5- Budget attribué aux activités
L’examen de nos états financiers nous permet maintenant de songer à offrir des prix plus avantageux à nos membres pour les activités. Étant un organisme à but non lucratif il est de notre devoir de bien utiliser les fonds de nos membres. La priorité doit bien sûr toujours être mise sur les besoins du groupe.
Il est donc résolu de confier au trésorier la responsabilité d’attribuer des budgets aux activités. Il devra ensuite recevoir l’aval du CA. Pour chacun des calendriers il établira une somme raisonnable à répartir d’une façon équitable pour les activités.
Il est aussi bien entendu que le non membre ne bénéficiera pas de ces rabais, après tout c’est l’argent des membres. Le non membre aura donc à payer le prix régulier plus le 5$ de coût de participation habituelle. À l’avenir les deux tarifs incluant le 5$ seront affichés pour chacune des activités sur le calendrier pour qu’il n’y ait aucune ambiguïté. Cette pratique encouragera davantage les non membres à le devenir.
6- Calendrier été 2005 Responsable
Date à confirmer: Soirée d’initiation à la longue randonnée, Guibert Fortin
Samedi 16 avril : Cours de premier soins, Martin Duval
Dimanche 24 avril: Rando-Marais Cooper, Carol Gagnon
Dimanche 1 mai: Rando-Chûtes à l’ours, Sentier national, Carol Gagnon
Samedi 7 mai: Rando-Forêt Ouareau, Sentier national, Martin Duval
Dimanche 14 mai: Vélo-canal de Beauharnois, Robert Asselin
Mardi 17 mai: Les mardis soirs à vélo, Bruno Leclerc
Du 21 au 23 mai: W-e chalet en Estrie-rando mont Orford et vélo, Carol Gagnon
Du 21 au 23 mai: Longue rando-Monts Bigelow(ME), Guibert Fortin
Dimanche 29 mai: Vélo-Island line trail-Vermont, Carol Gagnon
Du 3 au 5 juin: Canot-camping en eau vive(lieu à conf), Martin Duval
Du 10 au 12 juin: Longue rando-Monts Carter et Moriah (NH), Guibert Fortin
Samedi 11 juin: Rando-Jay peak, Vermont, Carol Gagnon
Mardi 14 juin: Les mardis soirs à vélo, Bruno Leclerc
Les 18 et 19 juin: W-E vélo (transport des bagages)(lieu à conf), Bruno Leclerc
Du 24 au 27 juin: W-E camping Parc Algonquin, Ontario, Carol Gagnon
Du 24 au 26 juin: Longue rando- Mont Smart au Moosilauke(NH), Guibert Fortin
Du 1 au 3 juillet: Longue rando-Mont Saddleback à Crooker(ME), Guibert Fortin
Dimanche 3 juillet: Canot ou kayak îles de Boucherville, Carol Gagnon
Du 8 au 10 juillet: W-E camping vélo (Neuville-Deschambault), Robert Asselin
Mardi 12 juillet: Les mardis soirs à vélo, Bruno Leclerc
Samedi 16 juillet: Vélo- Montérégie-100 km, Bruno Leclerc
Du 18 au 24 juillet: Camping au Parc Acadia (ME) avec option w-e, Carol Gagnon
Du 5 au 7 août: W-E camping Tremblant (secteur Pimbina), Louis Falardeau
Du 5 au 14 août: Longue rando-100 milles-Monson-Katahdin(ME), Guibert Fortin
Dimanche 14 août: Rando dans les arbres-Sutton, Robert Asselin
Mardi 16 août: Les mardis soirs à vélo, Bruno Leclerc
Du 19 au 21 août: W-E camping-Réserve Papineau-Labelle, Martin Duval
Samedi 27 août: Rando-Sentier Alléluia, Sentier national, Carol Gagnon
Dimanche 28 août: Vélo- 100 km (lieu à conf), José-Alex Demers
Dimanche 4 septembre: Rando-Adk Mont Marcy, Yvon Daigneault
Du 3 au 5 septembre: Longue rando-Mont Baldpate à Bemis(ME), Guibert Fortin
Lundi 5 septembre: Vélo-Dunham La route des vins, Carol Gagnon
Du 9 au 11 septembre: W-E chalet île d’orléans, Pierre Isabelle
Dimanche 18 septembre: Rando-Mont Mansfield, Vermont, Yvon Daigneault
Dimanche 18 septembre: Vélo-Oka-St-Placide (pommes), Robert Asselin
Samedi 24 septembre: Rando-Adk (à confirmer), Martin Duval
Dimanche 25 septembre: Rando Toit des Laurentides, Yvon Daigneault
Dimanche 2 octobre: Rando-Adk Mont Phelps, Yvon Daigneault
Du 7 au 10 octobre: W-E chalet Côte de Beaupré, Louis Falardeau
Du 8 au 10 octobre: Longue rando-Le grand cercle-Pemigewasset, Guibert Fortin
Samedi 29 octobre: Rando-Adk (à confirmer), Martin Duval
Samedi 19 novembre: Party de fin de saison, Carol Gagnon
Des activités pourraient s’ajouter et les dates restent à confirmer pour toutes les activités.
Toute personne intéressée doit communiquer avec nous le plus tôt possible.
Les organisateurs ont jusqu’au 13 février pour remettre les détails des activités d’avril et mai et jusqu’au 6 mars pour le reste. Le calendrier avril et mai sera distribué au début de mars et le reste le 2 avril lors de la cabane à sucre.
14- Date de la prochaine réunion
La réunion aura lieu le week-end du 9 au 11 septembre 2005.
Carol Gagnon
Coordonnateur
25 septembre 2004
Réunion du Comité organisateur
Le 25 septembre 2004
1- Suivi de la dernière réunion
Un suivi des décisions prisent lors de la réunion du 24 janvier est effectué.
Les listes d’équipements promises par Martin Duval sont maintenant réalisées. Carol se charge de les rendent disponibles sur Internet et feront l’objet d‘un prochain bulletin I.
Les éléments suivants sont à venir (personnes responsables):
A- Cours de premier soin (Martin)
B- Trousses de sécurité
Il est résolu d’acheter 4 trousses au coût maximal de 50$ par trousse. Celles-ci seront remisent aux organisateurs qui organisent le plus d’activités comportant des risques d’accident. Martin se charge de les acheter.
2- Statistiques de la dernière année
Carol présente une liste statistique du nombre de participants à chacune des activités depuis le début du club. Cette liste peut être utile pour les organisateurs afin de connaître la popularité des différents types d’activités que nous organisons. Carol se charge de mettre à jour la rubrique des activités des années passées à jour en y incluant le nombre de participants.
3- États financiers
Carol fait la présentation des états financiers complets de la première année du club soit du 1 avril 2003 au 31 mars 2004. Disponible sur demande seulement.
Robert Asselin appuyé de Yvon Daigneault proposent d’adopter les états financiers.
Adopté à l’unanimité.
Carol présente aussi un aperçu des revenus et dépenses depuis le 1 avril dernier. Il souligne que notre fond de roulement est enfin raisonnable et que nous n’aurons plus besoin de demander à des administrateurs d’avancer des fonds pour des activités. Bientôt il sera aussi possible d’octroyer des budgets pour des activités.
4- Révision des modalités d’inscriptions aux activités
Carol et Pierre vont voir à préciser davantage au calendrier les modalités d’inscriptions qui ne sont pas toujours claires. Il est aussi demander aux responsables d’être plus ferme dans l’application de ces derniers.
Il est également rappelé de collecter le 5$ pour les participants au métro avant le départ et de mentionner au participant que s’il verse 10$ avant la fin de l’activité ou dans les jours suivants il deviendra membre sans oublier de faire compléter le formulaire d’adhésion.
5- Rapport d’activités
Louis rappel aux organisateurs qu’il faut faire rapport de leur activité à chacune d’entre elle. Un simple courriel ou un appel mentionnant le nombre de participants, s’il y a des 5$ et des nouveaux membres suffit. Dans le cas d’activité avec hébergement il est important de faire un rapport écrit car c’est plus complexe.
6- Coin des organisateurs
Carol mentionne qu’il y a maintenant une nouvelle rubrique sur le site Internet pour les organisateurs avec des exemples de rapports, des fiches pour préparer les activités et toutes les procédures à suivre pour organiser une activité.
7- Nouveau membre au début de septembre
Il est résolu qu’à partir de maintenant tout nouveau participant qui devient membre après le 31 août le soit automatiquement jusqu’au 31 mars de la 2ème année. Auparavant cette politique s’appliquait à partir du 1 octobre.
8- Date de diffusion du bottin
Il est résolu que le bottin des membres sera publié en format papier 3 fois par an soit le 1er mars, 1er juin et 1er novembre. Il continuera d’être publié plus souvent sur format électronique.
9- Membre exclus
Suite aux événements du week-end de la fête du travail au Parc du Saguenay, il est résolu de retirer le membership d'un membre suite à son comportement qui ne respecte pas nos règlements. Il a en effet manqué de respect envers un membre du club.
Une lettre l’avisant de son renvoi lui sera envoyé.
10- Nomination des administrateurs
Avant de procéder à la nomination des nouveaux administrateurs, Carol présente la liste des tâches effectuées par le CA. Il demande aux membres de l’aider à la compléter. Elle sera utile pour s’assurer que toutes les tâches sont effectuées. Il mentionne que certaines de celles-ci peuvent être faites par des non élus. Pierre Isabelle se montre intéressé à en effectuer certaines, à préciser.
Carol Gagnon (coordonnateur), Louis Falardeau (trésorier) et Martin Duval (secrétaire) acceptent d’être les 3 administrateurs pour la prochaine année. Ils se rencontreront plus tard pour répartir les tâches.
11- Ligne téléphonique
Considérant qu’Yvon ne désire plus tenir la ligne téléphonique, Carol accepte que son numéro devienne celui du groupe. Considérant que la ligne de Carol est à Laval, la ligne de Martin deviendra la 2ème ligne pour les gens pour qui Laval est un interurbain.
12- Voyages écotouristiques
Il y a une demande pour des voyages à l‘étranger. Nous sommes d’accord pour que le groupe organise ce type d’activités à condition que l’aspect plein air prédomine. Il est entendu que Hors sentiers ne défraiera pas des billets d’avion, hôtel et autres dépenses à l’avance. Le groupe servira uniquement d’intermédiaire pour regrouper les membres qui veulent partir en voyage ensemble. Nous annoncerons ces activités comme les autres. Les organisateurs intéressés n,ont qu’à présenter leur projet au coordonnateur.
13- Calendrier hiver 2005
Voici la liste provisoire des activités pour l'hiver 2005 (elles seront confirmées lors du party fin de saison du 20 novembre)
Les activités week-end chalet à Tremblant et au Camp Mercier sont déjà confirmées.
Samedi 18 décembre, Ski de fond à Morin Height, Martin Duval
Samedi 8 janvier, Ski alpin au Mont Blanc, Martin Duval
Dimanche 9 janvier, Glissade à Piedmont, Robert Asselin
Du 14 au 16 janvier, Week-end chalet Tremblant (ski de fond, raquette), Carol Gagnon
Samedi 22 janvier, Raquette de montagne Pitchoff Mtn Adk, Yvon Daigneault
Dimanche 23 janvier, Patin au Lac Masson, Carol Gagnon
Du 28 au 30 janvier, Week-end chalet au Massif Petite-Rivière St-François (ski alpin, ski de fond et raquette), Bruno Leclerc
Les 5 et 6 février, Week-end ski de fond en refuge à la forêt Ouareau, Martin Duval
Dimanche 6 février, Raquette et ski de fond au parc du mont Orford, Carol Gagnon
Samedi 12 février, Raquette de montagne Big slide Adk, Yvon Daigneault
Dimanche 13 février, Glissade à St-Jean-de-Matha, Robert Asselin
Du 18 au 20 février, Week-end ski de fond au camp Mercier, Martin Duval
Samedi 26 février, Raquette ou ski de fond pleine lune , Carol Gagnon
Dimanche 27 février, Ski de fond à la Montagne coupée, Martin Duval
Du 4 au 6 mars, Week-end chalet au Parc de la Mauricie, Bruno Leclerc
Les 12 et 13 mars, Week-end en Tipi-Raquette- Chûte St-Philippe, Pierre Isabelle
Samedi 2 avril, Party fin de saison-Cabane à sucre Éthier, Carol Gagnon
D’ici Noël, Carol contactera les organisateurs afin de connaître les activités de randonnée pour le printemps soit d’avril et mai aux fins de publication dans la revue Marche.
Les organisateurs ont jusqu’au 20 octobre pour remettre les détails des activités du calendrier hiver pour publication en novembre.
14- Date de la prochaine réunion
La réunion aura lieu le week-end du 14 au 16 janvier 2005.
Carol Gagnon
Coordonnateur
24 janvier 2004
Réunion du Comité organisateur
Le 24 janvier 2004
1- Décisions de la dernière réunion
Un suivi des décisions prisent lors de la réunion du 23 septembre est effectué.
Les éléments suivants sont à venir (personnes responsables):
A- Liste d’équipements requis pour une activité (Martin)
B- Liste des objets requis-sécurité pour une activité (Martin et Yvon)
C- Cours de premier soin en avril (Yvon)
D- Trousses de sécurité (Martin et Yvon)
2- Section Jeunesse
Il est résolu de créer une nouvelle section Jeunesse à Hors sentiers. Pour ce faire les modifications suivantes sont adoptées et prennent effet maintenant :
A- Membership obligatoire de 1$ pour toute personne âgée de 25 ans et moins. Le coût de participation est ainsi aboli pour ces derniers.
B- Des activités réservées aux jeunes seront organisées dès que certains d’entre eux auront démontrées leur intérêt à l’organisation. Ils ont accès en tout temps à toutes les activités du club.
C- Une rubrique pour les jeunes seras ouvertes dès que possible sur notre site Internet et annoncera la venue de la nouvelle section. (Carol s’en occupe)
D- Publicité dans les magasines Fugues et RG en mars à préparer et contact avec les organismes dont Jeunesse Lambda (Carol s’en occupe)
3-Equipe Montréal
Carol nous avise que la structure du membership d’É-M est modifiée. Désormais tous nos membres auront le privilège d’être membre d’É-M. Nous aurons à débourser un montant fixe annuel de 1$ par membre, le nombre n’étant pas encore déterminé. Carol va suivre le dossier, mais il faut s’attendre à ce que nous soyons obligés de débourser le montant total plutôt que d’offrir à nos membres de payer facultativement 5$ pour en être membre. Il est entendu que nous n’augmenterons pas la cotisation annuelle d’Hors sentiers pour cela mais que nous assumerons les coûts, si E-M est raisonnable. Le CA est chargé de négocier le tout.
4- États financiers
Voir en annexe les E/F au 31 décembre. Nos finances sont bonnes mais notre fond de roulement est encore trop bas. Nous manquons de liquidités lorsque vient le temps de verser des acomptes pour réserver des séjours en hébergement. Le renouvellement des cartes de membres en avril devrait toutefois régler le problème.
Louis propose un exemple de rapport type pour les activités avec hébergement. Il sera mis à la disposition des organisateurs. Il rappel également que chaque activité nécessite un rapport écrit de l’organisateur s’il y a des 5$ collectés ou des nouveaux membres, verbal dans les autres cas. Un simple courriel envoyé à Louis suffit (la liste des personnes présentes et les montants ramassés).
Plusieurs membres demandent à ce qu’on encaisse leurs chèques plus rapidement!!! Louis s’engage donc à faire un dépôt de toutes les sommes reçus des membres au moins une fois par mois.
5-Acompte ou plein tarif ?
Il semble y avoir beaucoup de confusion chez les membres lorsque vient le temps de verser les acomptes pour les activités avec hébergement. Carol va trouver une formule pour que le prochain calendrier soit plus clair à ce sujet.
6- Attribution de chambres et camping
Il est entendu de ne pas faire de réglementation trop stricte à ce sujet. Le but étant de satisfaire tout le monde qui participe à une activité, le règlement du premier payé, premier servi ne devrait être utilisé qu’en cas de conflit. Les couples (ou personnes qui se sont entendues pour dormir dans un même lit) devraient avoir une certaine priorité pour les chambres avec lits doubles. On évitera de calculer comme place disponible des divans lits ou autres couchettes dans le salon ou situées dans une pièce commune. Nous pourrons offrir ces places en dernier lorsque le chalet est complet. Le prix sera donc fixé sans tenir compte de ces places, quitte à offrir ces places à prix modiques après que toutes les places seront prises. Si des gens couchent dans ces endroits un couvre-feu raisonnable devra être fixé par le responsable.
Pour ce qui est du camping, le responsable peut s’il le désire adopter la politique du premier arrivé, premier servi si les sites sont tous d’une qualités égale sinon cela défavoriserait les gens qui arrivent tard ou le lendemain. Mentionner sur la calendrier si cela s’applique.
Il est important de bien informer les gens qui s’inscrivent au fur et à mesure des modalités, (Louis informe le responsable par courriel dès qu’il reçoit un chèque) mais de n’attribuer des chambres que lorsque toutes les inscriptions sont rentrées.
7 Date de la prochaine réunion
La réunion aura lieu le week-end du 24 au 26 septembre.
Carol Gagnon
Coordonnateur
20 septembre 2003
Réunion du Comité organisateur
Le 20 septembre 2003
1- Mot de bienvenue
Carol remercie les personnes présentes et souligne la présence de Pierre Isabelle comme nouvel organisateur et la présence de Mario Dallaire, membre. Carol rappel que ces réunions sont ouvertes à tous les membres d’Hors Sentiers puisque c’est collectivement que toutes les décisions soient prises au sein du club.
2-Retour sur les activités de l’été
Carol présente le sommaire des présences aux activités depuis le début du club.
Avec 281 présences aux différentes activités du club et déjà 95 membres cotisants, Carol mentionne que cela est au-dessus des espérances du départ et félicite tous et chacun de ce succès. De plus, seulement 1 activité a été cancellée par manque de participation, soit le week-end à Québec. Peut-être est-ce le mode d’hébergement en hôtel l’été qui a fait défaut ou parce qu’il s’agissait d’un 2ème week-end consécutif avec hébergement, ce sera à considérer à l’avenir.
Yvon a aussi mentionné de faire attention de s’en tenir à l’activité prévue. Yvon fait référence à l’activité du 18 mai où le parcours est passé de 4 à 12 km et ainsi la randonnée a été plus difficile, ce qui a incommodé certains participants. Nous sommes d’accord qu’à l’avenir il faudra s’assurer que tous les participants sont d’accord pour modifier le trajet sinon on s’en tient à ce qui était annoncé.
3-Décisions antérieures du CA à adopter
Voici les décisions prises par le CA depuis la dernière réunion et qui sont adoptées à l’unanimité :
Logo
David Hinton a soumis 3 esquisses de logo pour décision finale. Les 3 ont été soumis à tous les membres du comité organisateur. Deux d’entre eux ont été retenus et étant donné qu’il n’y a pas de consensus et qu’ils sont semblables, les 2 logos sont adoptés et seront utilisés.
Date de fin d’exercice financier
La fin de l’exercice financière a été fixée au 31 mars de chaque année. Cette date est aussi retenue comme date de renouvellement des cartes de membres Ainsi contrairement à ce qui avait été décidé en novembre dernier, les membres actuels du club le seront jusqu’au 31 mars 2004. Tel que convenu à la dernière réunion du CO, tout nouvel adhérant après le 30 septembre sera automatiquement membre pour l’année financière suivante.
Site Internet
Il a été décidé de devenir membre de l’association des lesbiennes et des gais sur Internet ALGI pour 20$ par année afin de pouvoir héberger notre site et de ne pas avoir à payer pour acheter un nom de domaine. Ainsi notre adresse sera : algi.qc.ca/asso/horssentiers. De plus, ce site nous donnera de la visibilité et nous pourrons y publier nos activités dans le calendrier de l’ALGI.
Adresse de courriel
L’adresse sera le : hors_sentiers@yahoo.ca. Cependant certaines publicités ont le hors_sentier@hotmail.com avec ou sans « s » à la fin de hors sentier. Pour éviter de perdre des gens nous allons garder ouvert les 3 adresses temporairement.
4-Hébergement en camping
Lors de nos activités comportant de l’hébergement en camping un problème a été soulevé. La SEPAQ nous impose d’avoir qu’une seule tente par site ce qui cause un problème lorsque vient le temps de fixer un tarif par individu, surtout si on est un nombre impair de personne. Cet été on calculait le tout en occupation double ce qui pouvait désavantager certaines personnes.
Il a été décédé qu’à l’avenir nous chargerons un montant un peu plus élevé à tous pour prévoir les cas où on a un nombre impair d’inscription et que s’il y a un déficit ou surplus c’est le club qui l‘assume. Par contre si une personne refuse d’être jumelée avec quelqu’un elle devra payer le coût du terrain seul. Les surplus seront aussi utiliser pour acheter du bois et autres extra en camping.
Il a aussi été entendu que le responsable devra communiquer avec la personne qui s’inscrit à une activité comportant de l’hébergement dès qu’il manifeste le désir de s’inscrire ou qu’il envoie un paiement. Louis et Yvon vont se coordonner et aviser le responsable à mesure que des inscriptions ou intention d’inscription sont manifestés et ce afin de bien renseigner les participants.
5-Visibilité du club
Martin Duval soulève que notre publicité est axée principalement sur la randonnée pédestre alors qu’on est un club de plein air. Carol admet que depuis le début, l’accent a été mis sur la randonnée pour s’assurer qu’on se distincte des autres groupes tout en mentionnant toutefois que 75% de nos activités comportent de la randonnée pédestre. Il dit comprendre que des gens pourraient croire qu’on ne fait que cela et par conséquent il va ajuster le tir pour s’assurer que notre visibilité mentionne qu’on est d’abord et avant tout un club de plein air tel que mentionné dans nos objectifs tout en mentionnant que nos activités met l’accent sur la randonnée pédestre, à vélo, etc…
6- Équipement
Martin Duval s’engage à préparer une liste d’équipements à apporter lors de différentes activités de plein air afin de mieux renseigner nos membres. Le tout sera disponible sur notre site Internet et envoyer à ceux qui n’y ont pas accès.
7- Sécurité
Martin et Yvon s’engagent à préparer une liste de ce qu’il faudrait avoir en sa possession lors d’activités comportant certains risques. (Disponible sur Internet) Ils vont aussi préparer une trousse de premier soin et consulterons le CA pour décisions ultérieures quant à l’application pratique à savoir qui apporte la ou les trousses.
Yvon va aussi s’occuper de préparer des cours de premier soin à nos organisateurs et tous membres désireux de les suivre. Les cours seront offerts au calendrier en période tranquille soit avril ou novembre (à cette fin Yvon prévoie une première formation en avril 2004).
8- Membre no 100
Carol mentionne qu’il y a presque un an aujourd’hui, le 23 octobre 2002, décédait Robert Marcoux que quelques personnes du club connaissent. Robert était un amant fou de la randonnée pédestre et des activités en plein air. Il a été la première personne qui, dès juillet 2002, a appuyé mon projet de partir le club Hors Sentiers et devait être un des organisateurs et administrateurs du club. Il était très enthousiasme à cette idée qui lui permettait de réaliser un de ses rêves : partir un club de plein air pour les gais et lesbiennes. Malheureusement, il n’a pu réaliser ce rêve et lors de son service je lui avais promis que je continuerais ce projet.
A l’aube de son service anniversaire j’ai pensé qu’on pourrait lui rendre hommage en lui octroyant le titre de membre honoraire numéro 100 du club de plein air Hors sentiers.
La proposition a été adoptée à l’unanimité.
9- Mise en page du calendrier
Plusieurs suggestions sont faites afin d’améliorer la présentation actuelle du calendrier. Non pas qu’elle soit mauvaise, tous félicitent d’ailleurs Carol pour le beau travail effectué, mais Carol mentionne qu’il a le désir de faire un produit encore meilleur. Pierre Isabelle accepte de se joindre à Carol pour aider à la confection du prochain calendrier.
10- Registre des inscriptions sur le site Internet
Carol propose qu’on tienne un registre des inscriptions, par activité sur le site. Il s’engage à ouvrir, le plus vite possible, une rubrique et de ne mentionner que les noms et prénoms des personnes inscrites sans autres détails. Yvon va le tenir à jour et continuera, par ailleurs à tenir un registre détaillé pour les autres infos tel le covoiturage et ce pour les organisateurs.
11- États financiers
Carol et Louis présentent les états financiers au 31 août 2003.
Nous avons un surplus de 759,10 $. Ce qui permet au club d’avoir un fond de roulement qui nous permettra d’avancer des fonds pour réserver pour les activités comportant de l’hébergement ou autres locations d’équipements à l’avance.
Auparavant ce sont les organisateurs qui devaient avancer les fonds personnellement. Un gros merci de la part du CA à ces derniers.
Les états financiers seront joints au rapport dès qu’ils seront complétés.
12- Nomination des administrateurs
Tel que prévu dans nos règlements nous procédons à la nomination des 3 administrateurs pour la prochaine année.
Carol Gagnon à titre de président, Louis Falardeau à titre de trésorier et Yvon Daigneault à titre de secrétaire (responsable des inscriptions) sont nommés administrateurs pour la prochaine année.
13- Calendrier
La liste des activités choisies est en annexe.
14- Date de la prochaine réunion
La réunion aura lieu le week-end du 23 janvier à la Villa Mont Tremblant à Lac supérieur.
Carol Gagnon
Coordonnateur
25 janvier 2003
Réunion du Comité organisateur
Le 25 janvier 2003
1- Mot de bienvenue
Le contenu des décisions prises lors de la réunion du CA, tenue le 8 décembre 2002, est adopté.
2-Affiliation à la Fédération québécoise de la Marche (FQM)
La FQM accepte que le nom de notre organisme soit suivi du mot « gai » entre parenthèses dans le calendrier publié dans la revue « Marche », de façon à ce que les lecteurs puissent comprendre à quelle clientèle nous nous adressons. Yvon fera les démarches pour qu’on devienne membre au printemps 2003.
Pour que nous puissions fournir les activités à temps pour les publications de la FQM nous devrons lors de la réunion de septembre établir le calendrier de décembre à la mi-juin et lors de la réunion de février prochain le calendrier de la mi-juin à novembre.
3- Nomination des administrateurs
Il est convenu que la nomination des administrateurs aura lieu en septembre de chaque année lors de la réunion du CO. Les administrateurs provisoires actuels demeurent en poste jusqu’en septembre.
4- Logo, site web et bottin
David Hinton et Richard Guay nous ont fournit des croquis de logos possibles pour le club. Chacun fait un choix mais nous permettrons aux deux créateurs d’échanger pour nous soumettre une version finale avant de prendre une décision finale.
Pour le site, Daniel nous montre et nous explique à quoi notre site ressemblera. On lui indique également ce qu’on aimerait retrouver dans celui-ci. Carol soumettra des textes concernant le groupe, ses buts, structures, etc….Dès que le calendrier sera disponible nous l’inclurons et alors le site pourra être ouvert. Daniel va aussi nous informer des coûts possibles pour l’hébergement du site. À suivre.
Pour ce qui concerne le bottin on s’entend pour y faire paraître le nom, l’adresse courriel, no de téléphone, date de fête (pas l’année), l’adresse (la ville seulement). L’autorisation sera demandée à tous les membres au fur et à mesure qu’ils adhèreront. Le formulaire sera ajusté en conséquence par Carol..
5- Contrôle du membership lors des activités, lieu de départ des activités
Le trésorier, Louis, gardera à jour la liste des membres du club et nous fournira celle-ci périodiquement. Il tiendra aussi au courant mais plus souvent le responsable des inscriptions, Yvon, qui pour chaque inscription contrôlera le statut du participant et offrira aux nouveaux et à ceux qui sont dû pour renouveler leur adhésion, la possibilité de devenir membre et les informera du coût de 5$ à payer au lieu de rendez-vous s’il ne devient pas membre. Yvon tiendra alors au courrant le responsable de l’activité.
La station de métro Crémazie (sortie nord) sera privilégiée pour le lieu de départ des activités pour être uniforme.
6- Calendrier
Voir annexe pour la liste des activités choisies.
7- Publicité
Dans le but de faire connaître le groupe et nos activités, voici la stratégie retenue en matière de publicité :
Début mars envoie à Fugues, RG, Équipe-Montréal, FQM, d’un communiqué qui sera publié dans leur édition d’avril ou sur leur site internet.
Mi-mars ou avant: entrée en fonction du site incluant le calendrier dépliant papier et calendrier papier disponible
8- Date de la prochaine réunion
La réunion aura lieu le week-end du 20 et 21 septembre dans un chalet à confirmer.
Carol Gagnon
Coordonnateur
8 décembre 2002
Réunion du Conseil d’administration
Le 8 décembre 2002
1-Suivi de la réunion du 10 novembre
Nous avons obtenu nos lettres patentes en date du 20 novembre 2002 et la déclaration initiale a également été faites.
La première réunion du comité organisateur aura lieu le week-end du 24, 25 et 26 janvier 2003 dans un chalet situé à Piedmont. Actuellement 7 personnes ont confirmées leur présence. Le chalet peut contenir entre 10 et 12 personnes.
Les démarches concernant notre affiliation à la fédération québécoise de la marche, pour le logo et le site internet ne sont pas terminées. À suivre.
Plusieurs activités de plein air sont déjà au programme et ce à partir du 4 janvier 2003.
2- Compte de banque
Il est résolu d’ouvrir un compte au nom du club. Les administrateurs provisoires : Carol Gagnon, André Bourget, Yvon Daigneault et Louis Falardeau, sont les personnes autorisées à signer les chèques au nom du club. Deux signatures sont exigées sur les chèques.
Louis Falardeau qui agira comme trésorier est chargé de faire les démarches nécessaires à l’ouverture du dit compte.
3- Adresse postale et numéro de téléphone
Il est résolu que l’adresse de Louis Falardeau sera utilisée comme adresse postale du club. Il s’agit du 5928 de Normanville, Montréal, Québec, H2S 2B4. Le numéro de téléphone du groupe sera le 514 648-1502, qui est le numéro de Yvon Daigneault. Yvon agira comme responsable des inscriptions.
4- Formulaire d’adhésion
Carol soumet un formulaire pour le membership. Carol le diffusera aux administrateurs pour débuter le recrutement.
5- Coût d’inscription du non-membre
Lors de la dernière réunion nous avons convenu de permettre à un non-membre d’assister à 2 activités au maximum sans être obligé d’être membre. Le montant est fixé à 5$ par activité.
6- Publicité
Il est convenu d’attendre après la réunion du 24 janvier pour déterminer quand on commencera à faire de la publicité pour le club. D’ici là on s’en tient aux bouches à oreilles pour faire connaître le club.
7-Procédures d’inscription
André Bourget va s’occuper de préparer un guide complet à suivre pour préparer une activité, se qui permettra à l’organisateur de ne rien oublier.
Il est résolu que pour les inscriptions nécessitant un déboursé à l’avance, les inscriptions soient acceptées selon l’ordre du premier payé, premier servi.
Il est aussi résolu qu’il n’y a pas de remboursement en cas d’annulation du participant à une activité. Il devra lui-même trouvé un remplaçant à moins que l’organisateur ait tenue une liste d’attente pour l’activité.
Les inscriptions aux activités pourront se faire par courriel, par téléphone ou lors du paiement du dépôt par la poste s’il y a lieu. Yvon Daigneault tiendra un registre d’inscription et dès que le site sera disponible il pourra être consulté par les membres.
Les organisateurs seront autorisés à accepter les dépôts pour un participant qui veut s’inscrire, mais il devra immédiatement communiquer l’inscription à Yvon Daigneault pour assurer la priorité au participant.
8- Affiliation Équipe-Montréal
Louis et Carol nous exposent les avantages de devenir membre affilié. Il est convenu d’offrir facultativement à nos membres de devenir membre tout en leur expliquant les avantages pour eux. Notre organisme est membre dès que 5 de nos membres y adhèrent. Nous pourrons ainsi profiter de l’avantage principal pour nous c’est-à-dire de faire connaître aux 1200 membres sportifs nos activités.
Carol va faire les démarches pour officialiser notre affiliation.
Carol Gagnon
Président de la réunion
10 novembre 2002
Réunion de fondation du club
Le 10 novembre 2002
1- Mot de bienvenue
Carol agit comme président d’assemblée.
2- Objectifs du club
Regrouper les gais, lesbiennes et ami(e)s amateurs d’activités en plein air sous toutes ses formes,
Et favoriser la pratique de la randonnée et autres activités de plein air tout en encourageant le respect de la nature.
3- Activités du club
En été : randonnées pédestres (montagnes, nature…), à vélo, patins à roues alignées, en canot et en kayak...
En hiver : randonnées pédestres, à skis, en patins, en raquettes...
Plusieurs week-end avec hébergement en chalet, B&B, camping, refuge, etc sont possibles toujours dans le but de faire des randonnées ou autres activités de plein air.
Fréquences des activités
Des activités peuvent avoir lieu simultanément à condition qu’ils ne soient pas semblables, ou qu’ils s’adressent à des clientèles différentes, ou qu’une des activités aient un nombre limité d’inscription. Le coordonnateur s’assurera d’obtenir l’accord des organisateurs des dites activités simultanées.
Privilégier les samedis et dimanches en alternance si possible pour des activités semblables.
4- Structure et fonctionnement
Le club est dirigé par un comité organisateur (CO) qui est formé de tous les organisateurs d’activités et autres bénévoles. Le CO est chargé d’établir le calendrier des activités et d’administrer le groupe.
Le CO se nomme 3 administrateurs principaux, appelé conseil d’administration (CA) soit :
Le coordonnateur (prépare et dirige les réunions, est responsable de l’élaboration du calendrier et du compte-rendu des réunions)
Le trésorier (tient les livres, voit aux finances, paie les factures…),
Le responsable des inscriptions (gère les inscriptions aux activités incluant par courrier, par téléphone et par courriel)
Les autres tâches tels l’envoi des calendriers, la publicité, mise à jour du site Internet, etc
sont réparties entre les membres du CO.
Réunions
Le CO se réunit 2 fois par année. En janvier, pour établir le calendrier d’été qui regroupe les activités d’avril à novembre. En septembre, pour établir le calendrier d’hiver qui regroupe les activités de décembre à mars.
Les 2 réunions se tiennent dans le cadre d’un week-end chalet. Les dépenses reliées à ces réunions seront payées en tout ou partie par le club lorsque ce dernier en aura les moyens. Ce sera un excellent moyen de reconnaître le travail des bénévoles.
Le CA se réunit au besoin seulement, pour prendre des décisions urgentes qui devront être entérinées par le CO lors de sa prochaine réunion.
Une activité spéciale de lancement du calendrier d’été pourra être organisée en mars. On pourra faire de même pour le calendrier d’hiver en novembre.
Activités en parallèle
Il est toujours possible pour un organisateur d’ajouter des activités après la parution du calendrier. Il faut toutefois que l’organisateur avise le coordonnateur afin de s’assurer que l’activité respecte la règle concernant la fréquence des activités.
Statut
Le club sera incorporé en tant que personne morale sans but lucratif, en vertu de la
partie III de la Loi sur les compagnies.
Carol se charge immédiatement de faire toutes les démarches nécessaires.
5- Membership
Il est obligatoire d’être membre pour participer aux activités du club.
Toute personne qui s’intéresse aux activités du club et paie sa cotisation peut devenir membre. Si cette personne n’a pas 18 ans elle doit obtenir le consentement de son tuteur.
L’enfant mineur d’un membre peut participer avec son parent aux activités du club sans avoir à devenir membre.
La cotisation est fixée par le CO.
Afin de permettre une ouverture à un nouveau participant, celui-ci pourra participer à un maximum de 2 activités sans être obligé de devenir membre. Celui-ci devra toutefois débourser un frais de participation (montant à déterminer) pour chacune de ces activités. Les frais de participation ne seront pas déduits du coût de la carte s’il devient membre par la suite.
Droits et devoirs des membres
Le membre qui paie sa cotisation reçoit par la poste, s’il le désire, le calendrier des activités du club et la liste des membres pour un an.
Il reçoit par courriel tous les comptes-rendus des réunions du CO (des copies papiers seront envoyées avec le calendrier pour ceux qui n’ont pas de courriels).
De plus, le nouveau membre reçoit par courrier, sa carte de membre, une lettre de bienvenue incluant les objectifs du club, son fonctionnement général et une invitation à s’impliquer dans l’organisation des activités. Il reçoit également les règlements du club qu’il devra signer et nous remettre à sa première activité.
Règlements du club
Chaque nouveau membre doit signer et nous remettre un document renfermant les informations suivantes :
Le club est un organisme à but non lucratif et est dirigé par des bénévoles, non pas par des guides certifiés.
Dans le but d’assurer votre bien-être et votre sécurité vous vous engagez à respecter les règles suivantes :
1- Vous assurez que votre état de santé et votre forme physique vous permettent d’exercer les activités du club.
2- Vous vous engagez à respecter les consignes des organisateurs de l’activité.
3- Être munies des équipements nécessaires (de bonnes chaussures de randonnées, des vêtements chauds, de l’eau en quantité suffisante, d’un lunch (si requis), médicaments et d’une mini-trousse de premiers soins incluant : adhésifs pour ampoules, plasters, aspirines, votre passeport ou 2 cartes d’identité incluant carte d’assurance-maladie pour les voyages aux USA.
4- Le club n’a pas d’assurance-responsabilité, nous vous recommandons donc fortement de vous munir d’une assurance-santé en cas d’accident, particulièrement pour les activités se déroulant aux USA.
5- L’organisateur peut refuser votre participation à une activité s’il juge que vous n’êtes pas apte à y participer.
6- Vous vous engagez à respecter la nature, l’environnement et les autres membres du club.
Je reconnais avoir plus de 18 ans et avoir pris connaissance de ces règles que je m’engage à respecter. (Pour les moins de 18 ans la signature d’un tuteur est exigé)
Faire signer et dater.
Perte du statut de membre
Le CO peut exclure tout membre dans une des situations suivantes :
1- Le membre a manifestement un problème de comportement qui dérange les autres membres
2- Il ne respecte pas les règlements du club
3- Il ne cadre pas avec l’esprit du club
Il n’est pas nécessaire d’avoir des plaintes officielles pour agir. Le CO a le devoir d’identifier et d’aviser ceux qui ont besoin d’un avertissement ou d’un rejet du groupe. Il faut penser au bien-être du groupe d’abord et avant tout.
Le CA, après avoir obtenu l’approbation d’une majorité des membres du CO, peut exclure un membre en cas d’urgence.
6- Affiliation
Le club désirant être membre de Équipe Montréal, Carol entreprendra les démarches le plus tôt possible. Cela nous assurera une visibilité auprès des organismes sportifs du milieu.
L’avantage de devenir membre de la Fédération québécoise de la marche est la publication de nos activités de randonnées dans la revue Marche. Cela peut toutefois causer un problème puisque nous désirons être publiés comme groupe qui s’adressent aux gais, lesbienne et leurs amis.
Carol va prendre des informations là-dessus.
7- Financement
La cotisation est fixée à 15$ pour la première année qui se terminera le 31 décembre 2003.
Carol avancera les fonds nécessaires pour l’incorporation au montant approximatif de 200$. Le club remboursera Carol, sans intérêts, quand il en aura les moyens.
8- Nom du club
Voici la liste de noms possibles qui ont été soumis:
DES SENTIERS ET DES SOMMETS
RANDONNÉE PLEIN AIR ENTRE NOUS
AVENTURE ET PLEIN AIR
HORS DES SENTIERS BATTUS
HORS SENTIERS
RANDONNÉE SANS FRONTIÈRE
ROBIN DES BOIS
RANDONNÉE PLEIN AIR SANS LIMITE
PLEIN AIR G
TRIANGLE PLEIN AIR
MONTS ET VAUX
DES COPAINS NATURES
NATURE DES COPAINS
SORTIE NATURE
SORTIE SANS DÉTOUR
SORTIE DU BOIS
Nous avons convenu d’appeler le groupe : Club de plein air hors sentiers.
Pourquoi ce nom? Parce que nous faisons de la randonnée pédestre mais aussi d’autres sortes de randonnée en canot, en kayak, en vélo, en ski, en raquettes, etc et tout autre forme d’activités connexes en plein air. Il y a aussi le fait que le club s’adresse aux gais et lesbiennes et donc à une clientèle différente de celle des clubs de plein air hétéros.
Dans le cas où nous ne pourrions pas utiliser ce nom nous avons choisi :
Club aventure hors sentiers.
9- Nominations des administrateurs provisoires
Pour les fins de l’incorporation 4 administrateurs provisoires sont désignés.
Carol Gagnon, Louis Falardeau, Yvon Daigneault et André Bourget se proposent et sont ainsi désignés.
10- Date du début des activités
Il est résolu de débuter le plus tôt possible les activités du club. Afin de faciliter la programmation de la saison hiver seulement, nous utiliserons la méthode des activités en parallèle, les organisateurs intéressés seront invités à proposer par courriel leur projet. Carol s’occupera d’aviser ceux qui n’ont pas accès à Internet.
11- Date de la 1ère réunion du CO
Le CO se réunira à la fin janvier ou début février pour établir le premier calendrier officiel pour la saison estivale. Un week-end chalet ou hôtel est recommandé. Carol et Benoit entreprendrons les démarches pour les réservations. Il est entendu que chaque organisateur aura à défrayer ses dépenses.. (Dates choisis : week-end du 25 janvier ou 8 février)
12- Varia
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Tous et chacun sont invités à réfléchir et à apporter leurs idées. David est prêt à travailler là-dessus. J’avise que Richard Guay s’est également montré intéressé à nous aider. Carol va communiquer avec Richard.
Site Web
Micheal et Daniel s’occupe immédiatement de nous ouvrir un site temporaire. Il faudra toutefois trouver quelqu’un pour l’infographie du site.
Ligne téléphonique
Yvon Daigneault accepte d’utiliser sans frais sa ligne téléphonique pour annoncer les activités du club.
Covoiturage lors des activités
Un montant sera déterminé à l’avance par le coordonnateur pour les passagers. Ces derniers auront à payer directement au conducteur pour défrayer leur covoiturage.
Bottin
Un bottin temporaire sera tenu par Carol et sera transmis par courriel à chacun.
Carol Gagnon
Président de la réunion